Agil und Lean – Hilfe, alle drehen durch!

Die ganze Arbeitswelt scheint durchzudrehen! Jeder meint sich derzeit mit dem Label „agil“  schmücken zu müssen. Ich habe in der letzten Zeit jede Menge reisserische Hochglanzbroschüren gesehen, die das komplette Agile-Buzzword-Repertoaire nutzen. Der interessierte Leser erwartet Konkretes, doch es bleibt oberflächlich. Keine verständliche Erklärung, was agiles Arbeiten praktisch bedeutet und wie man es praktisch umzusetzen kann. Ich möchte etwas Licht ins Dunkel bringen und konkret und praxisnah beschreiben, was man tun kann, um einen Einstieg in agile Arbeitsmethoden zu finden.

Agil ist die Rückbesinnung auf das Menschliche

Es ist eigentlich ganz einfach. Agilität ist nichts anderes als eine Rückbesinnung auf natürliche, menschliche Handlungsweisen. Es ist ein Befreiungsschlag von der Top-Down-Denke aus der Frühzeit der Industrialisierung. Offenbar setzt sich die Erkenntnis durch, dass sich nicht alles in geplante Prozesse giessen lässt. Das Liegt sicher daran, dass die Aufgaben im Job wegen der Digitalisierung nicht einfacher, sondern komplexer werden. Menschen können die wachsende Komplexität weder überblicken, noch bewältigen. Die digitalisierte Welt überfordert den Menschen. Er kommt einfach nicht mehr mit! Fünfundzwanzig Dinge gleichzeitig erledigen? Das geht nicht! Der Mensch braucht Übersicht und menschliche Maße.

Agile Arbeitsmethoden dienen u.a. dazu, große und komplexe Aufgaben in kleine Pakete zu zerlegen. Außerdem steht das Miteinander im Mittelpunkt. Hierarchien sind in der Projektarbeit unerwünscht. Es ist eine Abkehr vom Konkurrenzdenken. Fast scheint so, als verstünde der Mensch, das sich die Probleme nur wirklich gemeinsam lösen lassen. Agile Arbeitsmethoden und Lean Project Management sind dazu der Schlüssel.

Wie implementiert man agiles Arbeiten im Planungsbüro und was zeichnet agile Teams aus?

  • Organisation mit flachen Hierarchien und klaren Kompetenzen wie: Geschäftsführung, Teams, Büromanagement
  • Gruppierung in starke und handlungsfähige Einheiten
  • Schaffen eines büroeigenen Netzwerks von ,Experten“ – unabhängig von der Teamzugehörigkeit
  • Festlegen jeder Projektorganisation gemeinsam mit dem Team
  • Fortbildung! Höchste Qualifizierung aller Mitarbeiter anstreben

Lieber Leser, dieser Artikel ist im Aufbau. Ab hier gibts derzeit nur Textfragmente.

Werkzeuge für Moderation  und Kommunikation

Zentrales Instrument für die Zusammenarbeit im agilen Team sind Boards. Mit diesen werden Projektabwicklungen dargestellt und analysiert, Strategien definiert oder Aufgaben und Zeitaufwand bestimmt.Die Boards dienen der Visualisierung von Arbeitsprozessen und Zuständigkeiten.

Aufgaben werden grundsätzlich in überschaubare Leistungseinheiten zerlegt.

Digital Tools eignen sich für die ortsunabhängige Kommunikation und Koordination untereinander.

Agil, lean or classic? Choose the best of!

Wir empfehlen für Bauprojekte eine kombinierte Anwendung passender Werkzeuge. Dabei können Elemente aus dem klassischen
Projekmanagement mit Dynamischen, sprich lean oder agil, kombiniert werden: Lean Construction Management, Scrum oder Kanban.

Hier kommt unsere Best Of Liste:

  • Anwendung von Software und Instrumenten zur Selbstführung von Teams
  • Prozesse schlank machen und von Verschwendung befreien.
  • Den Kunden identifizieren und in den Mittelpunkt stellen (Lean)
  • Die Projektstrategie mit klassischen Werkzeugen erstellen und verfolgen, z.B.: Dynamische Aufgaben- und Pflichtenhefte, Checklisten, Kapazitäten, Fortlaufprotokolle, Ausschreibungspläne, Terminpläne…
  • Gesamtprozess-Analyse: Visualisierung der Meilensteine, Abläufe und Abhängigkeiten (Pull Prinzip)
  • Hemnisse früh und fortlaufend erkennen und koordinieren (Lean)
  • Meilensteinplanung mit realistischen Abläufen (Lean) visualisieren (Prozessplan oder Gantt)
  • Prozessplanung: Visualisierung der projektbezogenen Abläufe, Dauer,
    Vorbedingungen. Ergebnisse und Qualitäten bestimmen (Lean)
  • Von hinten nach vorne denken: Sprints (Leistungseinheiten) mit Qualitätstüren. Teil- und Zwischenergebnisse festlegen (agil)
  • Organisation der Aufgaben eines jeden Sprints mit dem Team am Team-Board bzw. am Kanban-Board besprechen (agil/lean).
  • Arbeitsanweisungen für die Aufgaben aus Checklisten (classic) oder Wiki (agil)
  • Daily Scrum mit Projektteam – zeitnahe organisatorische Steuerung der Aufgaben (agil)
  • Selbstorganisation jedes Mitarbeiters mit Board, ToDo-Liste, Mindmap (classic, agil)
  • Definition of Done in jedem Sprint – was muss wie und wann gemacht werden / nur das organisieren (agil)
  • Arbeitsmenge (Work in Progress) eines jeden Sprints formulieren und limitieren (agil)
  • Ergebnisse von Teilleistungen frühzeitig und sukzessive mit Fachplanern
    und Bauherren rückkoppeln (classic, agil)
  • Regelmäßige Überprüfung (Retrospektive) von Sprintplanung,
    Ergebniserreichung, Leistungsfähigkeit und Arbeitsweise (classic, agil)
  • Bauleitung mit Kanban Boards (Steckkarten) mit tagesgenauen Zeitplänen für Bauabschnitte und Gewerke im Bau Team (lean)

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