Der Lean IFOA-Vertrag als Kulturkleber

Wirtschaftlich Bauen bedeutet, die perfekte Balance zu finden zwischen Kosten, Terminen und Qualität. In der Praxis haben Bauherren meist nur die Wahl zwischen Qualität und Preis. Das macht Beteiligte unzufrieden und misstrauisch. Regelmäßig wird der günstige Bieter beauftragt, obwohl den Entscheidern klar ist, dass Nachträge und Kostensteigerungen im Projekt kommen werden, die keinen Qualitätsgewinn bringen. Dagegen helfen nur Vertragsmodelle mit kooperativen Ansätzen, die schon in der Angebotsphase eine Mitverantwortung der Bieter einfordern. Zwei Formate empfehlen wir für Bauprojekte:  den Allianzvertrag und den IFOA-Vertrag. Beide haben kollaborative Elemente und bringen die Abwicklung von Bauprojekten auf ein völlig neues Niveau, wie dieser Beitrag zeigen soll.

Nur das ehrliche Vertrauensverhältnis zwischen den Vertragspartnern verhindert Nachträge und Konflikte. Bauprojekte müssen zielorientiert und kooperativ laufen. Die üblichen Begriffe Auftraggeber und Auftragnehmer passen nicht mehr! Ein vielversprechender Weg dahin ist der Relationale Bauvertrag.

Der Irrglaube an den perfekten Bauvertrag

Jeder Bauvertrag hat offene Flanken. Es wäre zwar schön, aber es gibt keinen perfekten Bauvertrag, solange noch Menschen eingebunden sind, Gebäude noch nicht von Maschinen gebaut werden und es Unvorhergesehenes auf unseren Baustellen gibt: Baugrund, Wetter, Nachbarn, Pandemie, Konjunktur usw. Leider haben wir verlernt, mit Unbekanntem umzugehen. Der Glaube an totale Planbarkeit und volle Kontrolle suggeriert in Bauverträgen eine Scheinsicherheit. Das führt zu komplizierten Bauverträgen, die in der Praxis stören, Zeit verschlingen und das Bauen verteuern. Dabei gibt es Alternativen…

In einem relationalen Vertrag z.B. ist nicht alles festgelegt. Er lässt bewusst Lücken für Kontingenzen, um unvollständiger Voraussicht entgegenzuwirken. Beim relationalen Vertrag wird nur ein Rahmen vereinbart, während die Details im Laufe der Zeit konkretisiert werden. Das hat einen guten Grund, denn die Festlegung aller Eventualitäten in einem Bauprojekt – falls das überhaupt möglich ist – ist mit hohen Transaktionskosten verbunden (Architekten, Anwälte, Gutachter usw.).

Kontingenz ist die Möglichkeit und Notwendigkeit, aus mehreren Alternativen auswählen zu können und zu müssen, d.h. eine Selektion zu treffen.

Unvollkommene Verträge sind nichts Neues! Auch ein Arbeitsvertrag ist ein relationaler Vertrag, indem sich der Arbeitnehmer verpflichtet, die Anweisungen des Arbeitgebers innerhalb eines gewissen Rahmens zu befolgen. Natürlich kann auch in einem Arbeitsvertrag nicht festgelegt sein, welche konkreten Ergebnisse vom Arbeitnehmer zu liefern sind, weil diese zum Vertragszeitpunkt noch gar nicht bekannt sind. Ein Arbeitsvertrag kann während der Vertragslaufzeit angepasst und geändert werden, was ja dem Prinzip Pacta sunt servanda – Verträge sind einzuhalten – widerspricht…

Die Variante Allianzvertrag

Mit dem Allianzvertrag werden alle Beteiligte in einer fiktiven Projektgesellschaft vereint. Von Beginn an sollen sie als “Gesellschafter” an der Projektausführung beteiligt sein. Im Allianzvertrag wird die finanzielle Erfolgsbeteiligung nach dem Prinzip “dein Erfolg ist mein Erfolg, dein Scheitern ist auch mein Scheitern” festgelegt.

Der Allianz-Vertrag formt eine Projektallianz. Er setzt den rechtlichen und kommerziellen Rahmen für Bauherrn, Architekten, Sonderfachleute, Dienstleister und Bauunternehmer, um ein erfolgreiches Bauprojekt zu erschaffen.

Bestandteile: Der Allianzvertrag enthält ein Risikoverteilungs- und Vergütungssystem, deren Verteilung anhand von Key Performance Indicators (KPI) erfolgt. Jede Allianz wird von Grund auf neu gebildet; sowohl im Hinblick auf die Projektbeteiligten als auch auf die Ausrichtung der Allianz, die durch das Team festgelegt wird. Die Vertragsinhalte sind voll auf das Projekt zugeschnitten. Es gibt daher auch keinen Muster- oder Standard-Allianzvertrag. Merkmale sind kommerzielle Vereinbarungen wie z.B. Streitverbot, Rechtsmittelverzicht oder das Einstimmigkeitsgebot. Alle Entscheidungen orientieren sich am Wohl des Projektes. Die Gleichbehandlung aller Projektbeteiligten steht im Vordergrund. Alle haben das gleiche Stimmrecht und sämtliche Transaktionen unterliegen dem Open-Book-Prinzip. Die
Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, es herrscht eine „no-blame-culture“. Eine offene und ehrliche Kommunikation prägt die Zusammenarbeit. Innovative Ideen werden gefördert, um außergewöhnliche Ergebnisse zu erreichen. Am Ende des Projektes wird der Erfolg oder Misserfolg gemeinsam von allen Projektbeteiligten getragen. Mehr über den Aufbau einer Allianz findest du im Artikel Grundlagen IPD Teil 3.

Der IFOA Vertrag speziell für Lean Projekte

Die „Integrated Form of Agreement“ (IFOA) wurde 2005 in den USA entwickelt. Diese Vertragsform soll die speziellen Bedürfnisse bei der Umsetzung der Lean Prinzipien durch einen relationalen Vertrag unterstützen. Die IFOA zielt auf eine gemeinsame partnerschaftliche Projektführung ab, die es dem Bauherrn ermöglicht, die Entwicklung permanent zu beeinflussen, Fehler rechtzeitig festzustellen und gemeinsam im Team zu korrigieren. Der Grundgedanke besteht darin, den Fokus des Teams auf eine gemeinsame Realisierung eines erfolgreichen Projektes zu lenken. Dieses Vertragsmodell stellt eine wesentliche Veränderung im Bauvertragswesen dar. Die IFOA ist ein Mehrparteienvertrag, den Bauherr, Architekt und Generalunternehmer gemeinsam unterzeichnen. Charakteristisch für die IFOA ist, dass neben den kommerziellen Bedingungen das Verhalten der Vertragsparteien untereinander geregelt wird. Darüber hinaus werden Entscheidungen gemeinsam im Team getroffen und Risiken weitestgehend eliminiert bzw. gemeinsam getragen. Vorhandene Gewinne bzw. Verluste am Projektende werden gemeinsam geteilt.

Risiko beim Bauen ist einseitig verteilt

Das private Baurecht ist im BGB geregelt. Da das bürgerliche Gesetzbuch die Belange der Baubranche (neuerdings) nur zum Teil berücksichtigt, wurde es durch die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ergänzt. Diese vereinbart AGB zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und gibt folgende Vertragsformen vor

  • Leistungsvertrag (Einheitspreisvertrag bzw. Pauschalvertrag)
  • Stundenlohnvertrag
  • Selbstkostenerstattungsvertrag vor.

In Deutschland ist der Einheitspreisvertrag üblich. Alle drei Arten haben einen entscheidenden Nachteil: Das Risiko liegt immer entweder allein beim Auftraggeber oder Auftragnehmer. Und genau das birgt Konfliktpotential. Auch weil es an der Fähigkeit zur Konfliktbewältigung mangelt, gibt es in der Baupraxis immer wieder Streit wegen: Leistungsänderungen, Zusätzliche Leistungen, Unklarheiten im Vertrag, fehlerhaftes Leistungsverzeichnis, fehlende Planunterlagen, mangelhafte Bauleistung, Fristenüberschreitung, Zahlungsverzug, fehlerhafte Kalkulation, fehlendes Know-How, schlechter Prüfbarkeit von Rechnungen, falscher Materiallieferung usw.

Die potentiellen Konflikte führen zu grundsätzlichem Misstrauen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern. Deshalb sucht die Bauwirtschaft schon lange nach alternativen Vertragsmodellen. Neben dem Allianzvertrag sind weitere Modelle wie z.B. den GMP-Vertrag, der IFOA-Vertrag, der NEC-Vertrag oder der PPC 2000 im Gespräch. Diese alternativen Vertragsmodelle sehen ein gemeinsames, transparentes Projektmanagement mit geteilten Vergütungs- und Risikoteilungssystemen vor – frei nach dem Prinzip “Einer für alle, alle für einen”. Bei uns kannst du ein Berechnungstool herunterladen. Das Tool dient der Modellierung des Vergütungsmodells. Es können Zielkosten, Risikoverteilung und Bonuszahlungen transparent berechnet werden.

Berechnung Vergütung am Bau mit Excel

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Das Vergütungssystem: Sämtliche anrechenbare Baukosten (reimbursable costs) werden vom Bauherrn vergütet. Unter anrechenbaren Baukosten werden alle Kosten verstanden, die dem Architekten oder dem GU tatsächlich im Zusammenhang mit dem Projekt entstehen. Dazu gehören Lohnkosten, Nachunternehmer- und Beratungskosten, Kosten für Material und Maschinen. Die anrechenbaren Kosten dürfen nicht höher als die marktüblichen Kosten am Ort des Projektes sein. Um das sicherzustellen erhält der Bauherr und von ihm beauftragte Auditoren Einblick in sämtliche Unterlagen und Prozesse, die für die Beurteilung der tatsächlich entstandenen Kosten und der Angemessenheit der vereinbarten Vergütung relevant sind. Die Gewährung einer angemessenen Transparenz ist ein entscheidender Faktor für die Vertrauensbildung.

Berechnung des Zuschlags: Die Höhe des Zuschlags, der sich aus den Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) sowie Gewinn zusammensetzt, wird vorab vereinbart und als Prozentsatz auf das zur Verfügung stehende Budget, welches am Ende der Planungsphase festgelegt wird, berechnet. Ein vorab festgelegter Prozentsatz des Zuschlags, der prozentual auf das Budget berechnet wird, wird direkt mit den anrechenbaren Kosten ausgezahlt (hier beispielsweise 60%). Dieser Festbetrag (60% des vereinbarten Budgets) wird unabhängig vom erreichten Endergebnis ausgezahlt. Das hat den Anreiz, dass bei Unterschreitung des Budgets der prozentuale Gewinn höher ist.

Das Bonussystem: Bei Unterschreitung der vereinbarten Baukosten, der Zielkosten in der Planungsphase bzw. des geschätzten Maximalpreises in der Ausführungsphase teilt der Bauherr einen Teil seiner Einsparungen mit dem Team.

Die Risikoverteilung: Die Risiken werden im Gegensatz zu traditionellen Verträgen gemeinsam getragen. Alle am Projekt beteiligten Firmen zahlen einen vorab vereinbarten Prozentsatz des Zuschlags in den Risikopool (At-Risk-Pool) ein (hier beispielsweise 40 %). Der Pool dient dazu, bei Überschreitung der geschätzten Maximalkosten bei Fertigstellung, die Mehrkosten auszugleichen. Sollte der Risikopool nicht als Ausgleich reichen, trägt der Bauherr die restlichen Kosten. Der Bauherr hat damit das sogenannte „Super-Risiko“.

Die Demoversion ist zeitlich befristet. Die unbeschränkte Vollversion kannst du hier bestellen.

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Der Allianzvertrag für private Bauherren

Private Bauherren sind nicht an Preisvorgaben gebunden bei ihren Entscheidungen flexibler. Sie können sich bewusst für eine teurere, aber dafür nachhaltigere Lösung entscheiden. Eine höhere technische Qualität kann Energie einsparen und damit die Lebenszykluskosten deutlich reduzieren. Weil die Berechnung der Lebenszykluskosten kompliziert ist, stehen die Baukosten heute immer noch im Mittelpunkt des Interesses – zum finanziellen Nachteil für Bauherren. Wer das nicht will braucht eine kluge Balance zwischen Kosten und Qualität. Dafür sind Bauvertragsmodelle mit Kollaborativen Ansätzen sehr gut geeignet, z.B. das GMP-Modell oder der Partnering-Vertrag. In beiden Modellen, die kollaborative Elemente enthalten, sind gute Atmosphäre, offene Kommunikation und Vertrauen im Projektteam der Schlüssel zum Erfolg.

Der IFOA-Vertrag basiert auf gemeinsamen Werten

Die Besten Projekte sind diejenigen, bei denen die Beteiligten gut “miteinander können”. Dies kann man nicht erzwingen, erst recht nicht durch noch mehr vertragliche Regelungen. Konventionelle Verträge versuchen alle Eventualitäten vorzudenken und schüren automatisch die Angst zu scheitern. Wie in einem Ehevertrag wird dann alles, was irgendwie schieflaufen kann, durchdekliniert. Noch bevor es auf der Baustelle losgeht, durchleben die Vertragspartner theoretisch alle möglichen Worst-Case-Szenarien.

Negative Gedanken prägen in konventionellen Vertragsstrukturen den so wichtigen gemeinsamen Projektstart. Verantwortlich ist ein überbetriebenes Sicherheitsbedürfnis. Niemand möchte verantwortlich sein! Das erhöht die Nebenkosten, weil Rechtsanwälte mit der Sorge zu Scheitern gutes Geld verdienen.

Bei der Verhandlung über den Vertragstext im IFOA-Projekt sind negative Gedanken Gift, weil sie der Vertrauensbildung schaden. Vertrauen ist erforderlich, weil über den IFOA-Vertrag Gewinne und Verluste im Team verteilt werden, proportional zum Engagement der Partner. Der Vertrag dient dabei sprichwörtlich als Klebstoff. Mit einem IFOA-Vertrag lässt sich ein Projektteam zusammenstellen, bei dem von Beginn an Vertrauen und Transparenz höchste Priorität hat.

Damit IFOA-Projekte erfolgreich sind, müssen Spannungen zwischen den Interessengruppen vermieden werden. Spannungen entstehen, wenn sich die Erwartungen der einzelnen Vertragspartner in der Realität nicht einstellen. Es ist daher besonders wichtig, die Erwartungen jedes Partners im Vertrag genau zu formulieren. Man sollte nicht glauben, dass das nicht erforderlich ist, weil sich das im Projektverlauf irgendwie ergibt! Gegenseitige Erwartungen müssen offen und ehrlich kommuniziert werden. Genau, wie in einer persönlichen Beziehung, funktioniert ein IFOA Vertrag gut, wenn die Partner gemeinsame Werteordnungen haben und ähnliche Haltungen vertreten.

Aufbau eines Lean Projekt Teams

Die oft genutzten Begriffe: Kollaboration, Big Room, Pull-Planung, Last Planner®, IPD und IFOA sind keine eigenständige oder separate Bausteine und erfolgreiche Teams nutzen sie komplementär und obligatorisch. Bei der Zusammenstellung eines Lean-Teams achte darauf, dass die Kandidaten im Tagesgeschäft wirklich diese Werkzeuge nutzen. Nur so lassen sich die Vorteile von IPD erfolgreich umsetzen.

In der Baubranche begegnen uns mehr und mehr Methoden, Werkzeuge, Techniken und Philosophien von Lean Construction, IPD, IFOA und Kollaboration. Die Beteiligten bringen ihr Know-how ab der ersten Minute ein. Dadurch werden Bauprojekte besser. Das Team investiert mehr Zeit in die Planung und spart Zeit bei den baubezogene Aktivitäten. Die Planer kümmern sich zum Beispiel intensiver um die Mehrwerte für den Bauherren, wie z.B. der Optimierung des Energieverbrauchs, der Verbesserung der Wegebeziehungen, der Bewertung von geplanten Systemen, der Zusammenarbeit mit den Nutzern.

Die Profis aus der Realisierungsphase, denken schon früh über die Baukoordination nach und arbeiten Hand in Hand mit den Planern. Sie übernehmen Mitverantwortung für das Produkt, wenn sie ihr konstruktives Wissen in den Entwurf einbringen. Dies hilft kostspielige Änderungen zu vermeiden, was sowohl den Zeitplan als auch die Effizienz verbessert. Elektrische und mechanische Verteilersysteme sind gute Beispiele für Leistungen, die bei der herkömmlichen Planung wiederholt werden – Zeit, Geld und Ressourcen werden dadurch verschwendet. Mit IPD dürfen solche Leistungen nur einmal ausgeführt werden, was zu höheren Genauigkeit, geringeren Kosten und einem effizienteren Entwurf führt.

Textquelle zum Vergütungssystem: Dissertation Dipl.-Ing. Ailke Heidemann, Bielefeld

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