In Großprojekten sind dutzende Fachplaner und Baufirmen eingebunden. Bauherren beauftragen in solchen Projekten fast immer ein Projektsteuerungsbüro. Die Projektsteuerung übernimmt dann Aufgaben der Überwachung, Steuerung und Koordination der Projektbeteiligten. Sie agiert als “verlängerter Arm” des Bauherrn und stellt sicher, dass Kosten, Termine und Qualitäten eingehalten werden. Es gibt so viele Dinge zu beachten und zu entscheiden, dass Bauherren das Projekt ohne eine Projektsteuerung nicht bewältigen könnten. Aufgrund des Arbeitsvolumens überträgt der Bauherr auch hoheitliche Dinge an die Projektsteuerung. Eine Projektsteuerung hat maßgeblichen Einfluss auf den Bauherrn und trägt damit eine große Verantwortung. In unseren Beiträgen über die neuen Formen der Projektabwicklung wurde “IPA mit Projektsteuerung” noch nicht thematisiert. Bei einer Integrierten Projektabwicklung für Bauprojekte ist eine Projektsteuerung eigentlich nicht erforderlich – jedenfalls glaubt das die IPA Fangemeinde. Dort geht man davon aus, dass sich das IPA Team selbst organisiert. In der Theorie sind die IPA Partner intrinsisch motiviert und tun das Beste für das Projekt und den Bauherrn: Die Projektzielkosten sind sicher erarbeitet und Entscheidungen werden vom IPA Team ohne fremde Hilfe getroffen. Schließlich ist der Bauherr selbst ein Partner im IPA Team. Auch Veränderungen der Projektziele, die oft unvermeidlich sind, lassen sich im IPA Verfahren schlank managen. Dennoch gibt es Konstellationen, die eine IPA mit Projektsteuerung erforderlich machen. In diesem Beitrag zeigen wir, wann das sinnvoll ist und mit welchem Leistungen dann eine Projektsteuerung beauftragt werden sollte.
Das Leistungsbild der Projektsteuerung
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure legt fest, welche Leistungen Planer erbringen müssen. Bei Einbindung einer Projektsteuerung können Teilleistungen beim Fachplaner entfallen oder reduziert werden. Die Projektsteuerung übernimmt in traditionellen Projektmodellen u.a. das Termin– und Kostenmanagement und entlastet so die Fachplaner. Die Planer bleiben natürlich für die technische Überwachung zuständig. In der Leistungsphase der Objektbetreuung und Dokumentation kann die Projektsteuerung Aufgaben wie Mängelmanagement und Kostenkontrolle übernehmen usw. Die Rolle der Projektsteuerung in einem IPA Projekt sieht etwas anders aus. Folgende Aufgaben kann die Projektsteuerung übernehmen:
- Assistenz des IPA Teams
- Kommunikations-Zentrum und verantwortlich für die Kommunikationskultur im IPA-Team
- Schlichter des IPA-Teams
- omnipräsentes Ohr des Bauherrn in den verschiedenen Fachgruppen (PIT/PMT)
- Haupt-Informationsquelle des Bauherrn
- Wächter der Dokumentation und Projektregeln
- Organisator der IPA-Strukturen
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IPA mit Projektsteuerung ist sinnvoll…
Das IPA,-Modell der Projektabwicklung unterscheidet sich maßgeblich von der üblichen HOAI-Orientierung. Es kann sogar der falsche Eindruck entstehen, als wäre das IPA-Modell teurer. IPA-Projekte kommen im Idealfall ohne Projektsteuerung aus, aber weil die Projektabwicklungsform neu ist und in den allermeisten Fällen nur wenige Beteiligte schon einmal an einem IPA-Projekt teilgenommen haben, ist die Unterstützung sinnvoll. Zusätzliche Honorare für eine Projektsteuerung machen Sinn, wenn
- mittelfristig von der PS die Rolle des IPA Coachs übernommen wird
- das Bauteam noch IPA unerfahren ist
- der IPA Coach ein limitiertes Leistungsbild hat
- das Team vom IPA Coach wenig praktische Bauerfahrung hat (personelle Besetzung)
- die persönliche Anwesenheit der Bauherrin nicht immer möglich ist
- der Bauherr den direkten Umgang mit großen Bauunternehmen nicht kennt
Die IPA ist auch 2024 noch immer ein neues Projekt-Abwicklungsmodell. Die Beteiligten Berater sind häufig relativ unerfahren mit den erfahrenen Bauunternehmen. Dort treffen diese auf alte Hasen der Baubranche, die das traditionelle Vorgehen, z.B. im Nachtragsmanagement gewohnt sind. In der IPA ist das verpönt.
Das Problem bei der Projektsteuerung
In der Praxis erbringt die Projektsteuerung ihre Leistung meist im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags. Sie konzentriert sich auf Organisation, Koordination und Beratung, ohne ein direktes werkvertragliches Ergebnis zu schulden. In Deutschland sprechen rechtliche Abgrenzungen dafür, Projektsteuerungsverträge dem Dienstvertragsrecht zuzuordnen. Die Projektsteuerung übernimmt i.d.R. eine unterstützende Rolle und haftet nicht für den Erfolg. Manchmal stellt der Bauherr allerdings fest, dass die Projektsteuerung nicht das erforderliche Engagement aufbringt und es an vorausschauendem Handeln mangelt. Die gewünschte Mitverantwortung fehlt und es wird Dienst nach Vorschrift gemacht. Da die Projektsteuerung selbst keinen Verlust erleidet, wenn sich Termine Verzögern, fehlt manchmal der “Biss”. Häufig profitiert die Projektsteuerung sogar von verlängerten Bauzeiten!
Arbeitet die Projektsteuerung mangelhaft, kann der Bauherr den Vertrag aufkündigen. Die Kündigung zu einer ungelegenen Zeit, z.B. mitten in der Bauphase, hat jedoch schwerwiegende Folgen, denn mit der Projektsteuerung geht auch wertvolles Wissen verloren. Bauherren versuchen diese Zäsur zu vermeiden. Wenn es sich aber nicht vermeiden lässt, wird ein geeigneter Zeitpunkt abgewartet, etwa vor Baubeginn oder nach Abschluss der Entwurfsphase.
Wie gelingt verlässliche Projektsteuerung?
In einem Dienstleistungsverhältnisses übernimmt die Projektsteuerung normalerweise keine Haftung. Wir empfehlen ein Vertragsmodell für Projektsteuerung, die das oben genannte Risiko minimiert und die Projektsteuerung mit in die Verantwortung nimmt. In unserem Modell werden erfolgsbasierte Elemente in das Vertragsverhältnis eingebaut. Ein Teil der Vergütung hängt dann von der Einhaltung bestimmter Meilensteine oder Ziele (z. B. Termine, Kosten) ab. Man kann Honorarzahlungen von der termingerechten Fertigstellung oder der Einhaltung eines Budgets abhängig machen. Das Modell unterscheidet geht weit über die klassischen Bonus-Malus-Regelung hinaus, deren Wirksamkeit in der Branche sowieso umstritten ist.
IPA mit Projektsteuerung und Mitverantwortung
Sollte sich das o.g. Modell nicht im Dienstleistungsvertrag selbst integrieren lassen, kann eine separate Vereinbarung getroffen werden. In Anlehnung an das Vergütungsmodell der IPA zahlen Projektsteuerer und Bauherrn in einen Chancen-Risiko-Pool ein. Der Auftragnehmer seinen Margenanteil in den CRP ein und der Bauherr stockt zugleich die Marge auf. Erst bei Zielerreichung wird der CRP an den ausgezahlt. Die Auszahlung richtet sich nach dem Grad der Zielerreichung. Die Verantwortung für den Grad Zielerreichung spielt bei der Berechnung keine Rolle. So entsteht eine Zweckgemeinschaft zwischen der Projektsteuerung und dem Bauherrn. Der Bauherr gewinnt auf diese Weise einen echten Partner mit den gleichen Interessen der Zielerreichung.
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