Für viele Vermieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung eine kleine Herausforderung: unterschiedliche Kostenarten, komplizierte Umlageschlüssel und diverse rechtliche Anforderungen machen die Berechnung der Betriebskosten fehleranfällig. Als Vermieter kommt man aber nicht darum herum. Die Betriebskostenabrechnung ist die zentrale Aufgabe eines jeden Vermieters. Betriebskosten müssen präzise und rechtssicher berechnet werden. Die Nebenkosten pro Haushalt spielen eine große Rolle bei der Vermietung, weil die Attraktivität einer Wohnung durch die Nebenkosten beeinflusst wird. Um privaten Vermietern diese Pflichtaufgabe zu vereinfachen, haben wir eine einfaches Excel-Tool entwickelt, das sämtliche Aspekte einer Nebenkostenabrechnung berücksichtigt. Von der Erfassung der Betriebskostenarten bis zur automatischen Umlage auf die Mietparteien: Mit unserer Excel-Tabelle behält man den Überblick und spart Zeit und Aufwand. Das Excel-Tool wurde für private Vermieter entwickelt. Es hilft bei der rechtssicheren Abrechnung der Nebenkosten in wenigen Schritten. Bei Bedarf unterstützen wir bei der Aufstellung von Nebenkostenabrechnungen oder prüfen Nebenkostenabrechnungen auf Richtigkeit.
Betriebskosten mit Excel für private Vermieter Download
Mit der Excel Vorlage können beliebig viele Mietparteien abgerechnet werden. Die Abrechnung jeder Wohnung kann individuell modifiziert werden. Zum Beispiel können Betriebskostenpositionen deaktiviert oder mit einem Faktor belegt werden, wenn es in einem Mietvertrag eine Einzelfallregelung gibt. In der Tabelle lassen sich auch die Kaltmieten und Warmmieten berechnen und die monatliche Nebenkostenvorauszahlung für das Folgejahr hochrechnen. Damit kann man jedem Mieter erläutern, warum eine Anpassung der Nebenkosten erforderlich ist. Die Verteilerschlüssel sind dabei transparent und nachvollziehbar.
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung für Wohnungen muss einige Anforderungen erfüllen. Zunächst müssen die Betriebskosten – auch “zweite Miete” genannt – im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sein. Dazu gehören typische Kosten wie: Heizkosten und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Hausmeister, Grundsteuer, Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung), Gemeinschaftsstrom, Aufzugskosten, Straßenreinigung, Schornsteinfeger usw. Je nach Mietvertrag können auch andere Kostenpositionen wie Gartenpflege oder Kabelanschluss hinzukommen.
Die korrekte Betriebskostenabrechnung
Die Abrechnung muss klar zwischen der Kaltmiete und den Betriebskosten unterscheiden. Betriebskosten sind die laufenden Kosten für den Betrieb des Gebäudes, während die Miete für die Nutzung der Wohnung bezahlt wird. Eine getrennte Darstellung ist für die Transparenz erforderlich. Es müssen verständliche Umlageschlüssel für die Verteilung der Kosten angegeben werden. So wird üblicherweise der Verbrauch oder die Wohnfläche als Basis für die Berechnung herangezogen. Die Gesamtkosten für jede Position müssen aufgeführt werden, ebenso wie der Anteil des jeweiligen Mieters, basierend auf dem vereinbarten Umlageschlüssel. Es muss klar ersichtlich sein, wie sich der Betrag für den Mieter berechnet. Der Mieter hat das Recht, die zugehörigen Belege einzusehen. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen für Heizöl oder Gas, Wasserrechnungen oder die Gebührenbescheide für Müllabfuhr und Grundsteuer. Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres erstellt und dem Mieter zugestellt werden.
Betriebskosten mit Excel für private Vermieter Download
Wird diese Frist versäumt, kann der Vermieter keine Nachzahlungen verlangen. Wegen der stark schwankenden Energiepreise (Gas- und Heizöl) müssen die Energieverbrauchskosten oft angepasst werden. Im Fall von Preissteigerungen müssen die neuen Preise klar und nachvollziehbar in der Abrechnung berücksichtigt werden. Bei der Abrechnung für Heizung und Warmwasser muss der Verbrauch und die damit verbundene Preiserhöhung ablesbar sein. Wenn möglich, sollten verbrauchsabhängige Messgeräte wie Heizkostenverteiler oder Wasserzähler genutzt werden, um eine faire und gerechte Verteilung der Kosten zu gewährleisten. Andernfalls müssen die Abrechnungen auf einer plausiblen Schätzung beruhen. Jeder Mietvertrag sollte genau angeben, welche Betriebskosten zu tragen sind. Fehlen diese Angaben, könnte die Abrechnung ungültig sein. Die Abrechnung sollte in einer klaren und verständlichen Sprache abgefasst sein, sodass der Mieter nachvollziehen kann, wie die Kosten berechnet wurden und wie sich der Betrag zusammensetzt. Die rechtlichen Grundlagen für die Betriebskostenabrechnung sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert, insbesondere in den Paragraphen 556 bis 561. Zudem gelten für Heizkosten und Warmwasserverbrauch die speziellen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizKV).
Normale Betriebskosten einer Wohnung
Was sind umlagefähige Nebenkosten? Die Betriebskosten für einen 2-Personen-Haushalt in einer 60 m² großen Etagenwohnung (Nebenkosten Wohnung für 2 Personen) können je nach Region, Gebäudezustand und individuellen Verbrauch stark variieren. Im Durchschnitt bewegen sich die monatlichen Betriebskosten in Deutschland zwischen 2,50 € und 3,50 € pro Quadratmeter, inklusive Heizung. Das ergibt für eine 60 m² Wohnung einen Betrag von etwa 150 € bis 210 € pro Monat. Hinzu kommen Kosten, die nicht vom Vermieter umgelegt werden, weil der Mieter der Vertragpartner ist. Dabei handelt es sich u.a. um den DSL Anschluss, die Stromversorgung oder die Telefonkosten. So summieren sich die normalen Betriebskosten auf rund 3.400 € pro Jahr (Nebenkosten 60 qm 2 Personen). Das entspricht ungefähr der Jahres-Kaltmiete! Wie sich die Kosten im einzelnen zusammensetzten, erfährst Du später in diesem Artikel. Wer mit dem Gedanken spielt, eine Wohnung oder ein Haus zu kaufen, sollte unbedingt den Faktor Betriebskosten beachten. Mit unserem Online-Tool lassen sich in wenigen Minuten die Baukosten für eine Sanierung oder einen Neubaus selbst berechnen.
Umlagefähige Nebenkosten
Die monatlichen Nebenkosten betragen derzeit durchschnittlich 2,70 € pro Quadratmeter Wohnfläche. Diese Nebenkosten enthalten nicht Strom, Telefon oder Ähnliches. Wenn die Wohnung einen Strom- oder Gaszähler hat, schließt der Mieter einen eigenen Vertrag mit dem Energieversorger ab. Bei einer Zentralheizung, die mehrere Wohnungen versorgt, ist das anders, weil der Vermieter die Energieträger einkauft. Die Energiekosten werden dann auf die angeschlossenen Mietwohnungen umgelegt. Wie das zu erfolgen hat, ist klar geregelt.
Heizkostenverordnung regelt die Umlage
Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten müssen nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden (§ 7 HeizKV). Der restliche Anteil (30–50 %) wird nach einem festen Maßstab (z.B. Wohnfläche) verteilt. Wenn Warmwasser und Heizung über eine Zentralheizung bereitgestellt werden, sind die Warmwasserkosten Bestandteil der Heizkostenabrechnung. Der Warmwasserverbrauch wird in der Regel durch Zähler erfasst. Wenn dies nicht möglich ist, erfolgt eine Schätzung basierend auf § 9 HeizKV. Dabei sind geeichte Wasserzähler zu verwenden, die auch regelmäßig auszutauschen sind. Warmwasserkosten sind getrennt aufzuführen. Dazu muss der Energieverbrauch für die Warmwasserbereitung separat ermittelt werden, z.B. durch Wärmemengenzähler zwischen Heizung und Warmwasserspeicher. Nur tatsächlich entstandene Kosten für Gas oder Öl dürfen umgelegt werden. Dazu zählen die Lieferkosten, aber keine zusätzlichen Gebühren wie Wartung oder Reparaturen, die nicht im Mietvertrag als Betriebskosten definiert sind. Wenn keine Verbrauchszähler für Heizung oder Warmwasser vorhanden sind, dürfen pauschale Umlagen nur in Ausnahmefällen erfolgen (§ 11 HeizKV). Werden die Regeln der HeizKV nicht eingehalten, kann die Miete gekürzt werden (§ 12 HeizKV). Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) ist dafür eine verbindliche Rechtsgrundlage. Der Deutsche Mieterbund und Haus & Grund bieten Informationen und Beratung.
Umlagefähige Nebenkosten verteilen sich auf alle Hausbewohner. Sie müssen im Mietvertrag klar definiert sein, um als vereinbart zu gelten. Dazu gehören beispielsweise die Stromkosten für das Treppenhauslicht. Der Vermieter muss die Betriebskosten jährlich, spätestens ein Jahr nach der Abrechnungsperiode, in einer Betriebskostenabrechnung auflisten und mit den Mietern abrechnen. Die folgende Liste bietet Orientierungswerte für übliche Nebenkostenpositionen (Jahreskosten pro Quadratmeter Wohnfläche). Insgesamt ergeben sich so 32,50 € pro Quadratmeter im Jahr, was 2,70 € pro Quadratmeter im Monat entspricht. Leistungen, die Mieter selbst beauftragen und verantworten, wie Strom und Telefon, sind nicht enthalten, sollten aber bei der Berechnung der Wohnungskosten berücksichtigt werden.
Betriebskosten mit Excel für private Vermieter Download
Affiliate Werbung
Anmerkung: Gestiegene Energiekosten haben seit 2023 die Betriebskosten in die Höhe schnellen lassen. Laut Aussage des Deutschen Mieterbund sind besonders Gebäude betroffen, die kein energieeffizientes Heizsystem haben.
Warum Betriebskosten steigen
Mieter haben es teilweise selbst in der Hand, den betriebskosten im Rahmen zu halten. Die im Mietvertrag vereinbarten Pflichten sollten gewissenhaft erfüllt werden. Dazu gehört die Kehrwoche, der Mülldienst oder der Winterdienst. Funktionieren vereinbarte Regelungen nicht, kann der Vermieter einen Dienstleister beauftragen. Diese Kosten werden dann auf alle Mieter umgelegt. Gewissenhafter Mieter finden das gar nicht gut und so ist Ärger vorprogrammiert. Bei Bestellung nach Mietvertragsabschluss müssen neue Positionen in einem Nachtrag zum Mietvertrag vereinbart werden. Folgende Betriebskosten pro Quadratmeter dienen der Orientierung und basieren auf Werten aus dem Jahr 2024.
| Wohnungsgröße | Nebenkosten |
|---|---|
| Wohnung mit 40 m² Wohnfläche: | 120 bis 130 € |
| Wohnung mit 50 m² Wohnfläche: | 150 bis 160 € |
| Wohnung mit 60 m² Wohnfläche: | 175 bis 190 € |
| Wohnung mit 70 m² Wohnfläche: | 190 bis 210 € |
| Wohnung mit 80 m² Wohnfläche: | 225 bis 250 € |
| Wohnung mit 90 m² Wohnfläche: | 250 bis 270 € |
| Wohnung mit 100 m² Wohnfläche: | 280 bis 310 € |
Telefonkosten sind keine Betriebskosten
Die meisten Menschen haben ein Mobiltelefon. Trotzdem ist ein Festnetzanschluss immer noch üblich, denn damit kommt häufig auch Internet ins Haus. Ein Festanschluss inklusive Telefon- und Internetflatrate kostet ca. 480 €/a. Mitunter lohnt sich ein Tarifvergleich, denn jeder Nutzer hat andere Anforderungen. Immer mehr Menschen verzichten auf das Festnetz und nutzen trotz der relativ hohen Kosten nur DSL. Die Ersparnis für DSL ohne Telefon Festnetz liegt bei rund 5 € im Monat.
Stromkosten und Strompreise
Jede Wohnung braucht einen eigenen Stromzähler. Als Mieter beantragst Du den Stromanschluss selbst, das gehört nicht zu den Aufgaben des Vermieters. Der Vormieter meldet den Anschluss meist ab. Vergleiche vor Vertragsabschluss die Anbieter und achte auf die Tarifbedingungen. Ein normaler Stromtarif ohne Flatrates und Volumentarife ist meist die beste Wahl. Für den Antrag benötigt der Energieversorger einige persönliche Angaben und technische Informationen: Nenne die Adresse und genaue Lage der Wohnung. Auch der aktuelle Zählerstand und die Zählernummer (auf dem Zähler) sind erforderlich. Sobald der Umzugstermin feststeht, solltest du den Antrag stellen. Ein Vorlauf von zwei Wochen reicht in der Regel, bis der Stromanschluss aktiviert wird.
Strompreis (0,40 €/kWh) und Jahresverbrauch eines 2-Personen-Haushalts (Stand 2023):
Pro Person mit Durchlauferhitzer: 1.850 kWh = 740 €
Pro Person ohne Durchlauferhitzer: 1.350 kWh = 540 €
2 Personen mit Durchlauferhitzer: 3.700 kWh = 1.480 €
2 Personen ohne Durchlauferhitzer: 2.700 kWh = 1.080 €
Die genannten Verbrauchswerte sind Durchschnittswerte. Der tatsächliche Verbrauch hängt vom individuellen Nutzerverhalten und der Energieeffizienz der Geräte ab.
Ein Durchlauferhitzer verursacht deutlich höhere Stromkosten, da er Warmwasser elektrisch erzeugt.
Nichts hält ewig – auch Teile am Haus haben eine begrenzte Lebensdauer. In dem Artikel findest Du konkrete Angaben zur Lebensdauer von Baustoffen und Bauteilen.
Betriebskosten mit Excel für private Vermieter Download
Heizungskosten
Die durchschnittlichen Gaspreise und Heizkosten haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert, insbesondere durch die Energiekrise. Im Jahr 2023 lag der durchschnittliche Gaspreis bei rund 12,26 Cent pro kWh. Das führt zu folgenden Heizkosten:
Verbrauch pro m² mit Warmwasser: Rund 180 kWh/m² jährlich. Bei einem Gaspreis von 12,26 Cent/kWh betragen die Heizkosten hier etwa 22,07 €/m² im Jahr.
Verbrauch pro m² ohne Warmwasserbereitung: Rund 130 kWh/m² jährlich. Die Heizkosten in diesem Fall liegen bei etwa 15,94 €/m² im Jahr.
Ölheizung 1 Liter Öl = 10 kWh
Gasheizung 1 m³ Gas = 10 kWh
Die Warmwasserbereitung durch die Heizungsanlage verbraucht etwa 20 % der Leistung. Jedes einzelne Grad höhere Raumtemperatur erhöht den Energieverbrauch um rund 7 %. In der Broschüre der Verbraucherzentrale kannst steht, wie du als Mieter Energie sparen kannst. Welchen Einfluss Wärmedämmung auf die Betriebskosten hat, kannst du hier lesen.
Affiliate Werbung
Wasserkosten
Die Preise für Wasser schwanken regional deutlich. In Ostdeutschland und NRW können die Kosten pro Person im Jahr bei 190 € liegen. In Süddeutschland und Norddeutschland kostet es nur 60 €. Grund für die Differenz sind die unterschiedlichen Infrastrukturkosten (Wartung Leitungsnetz, Entfernung zum Versorger usw.). So sind 80 % des Wasserpreises monatliche Fixkosten und nur 20 % sind tatsächliche Verbrauchskosten.
Durchschnittlicher jährlicher Wasserverbrauch pro Person: 40 m³ = 150 € (davon ca. 12 m² für Warmwasser)
Jede Wohnung sollte einen eigenen Wasserzähler haben, damit man den Wasserverbrauch auch während des Jahres selbst im Blick hat. Ist kein Zähler vorhanden, kann der Vermieter die Kosten auch nach dem Verhältnis der Wohnfläche umlegen.
Hinweis: Auf dieser Seite befinden sich Provisions-Links – auch Affiliate-Links genannt. Diese sind mit „Affiliate Werbung” oder “Verlinkung zu Werbepartner” gekennzeichnet. Erfolgt über die Links eine Bestellung, erhalten wir eine Provision vom Verkäufer. Für Dich als Leser und Besteller entstehen keine Mehrkosten.
