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Das Protokoll im Bauprojekt

Warum wird heute noch ein Protokoll geschrieben? Die Antwort ist einfach: Mit dem Protokoll wird ein Projekt gesteuert. Ein Protokoll ist im Projekt ein wichtiges Instrument zur Dokumentation und Steuerung von Abläufen und Handlungen. Es geht nicht nur darum, Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern auch darum, Aktivitäten der Beteiligten zu koordinieren und zu steuern. Ein Protokoll hält schriftlich fest, was beschlossen wurde. Protokolle werden daher auch als Niederschrift bezeichnet und selbstverständlich erfolgt diese als digitale Protokollführung. Außerdem dokumentiert man im Protokoll, von wem welcher Beitrag stammt. Ein Protokoll ist ein formaler Beleg für getroffene Beschlüsse und können vom Besprechungsleiter, vom Protokollführer und vom Verfasser unterschrieben werden.

Protokollvorlage Lean Construction Projekte

Protokoll steuert Bauprojekt

Neben den guten alten Aktennotizen, Vermerken, Berichten oder Memos, sollen Protokolle auch Ereignisse schriftlich festhalten oder rekonstruieren. Sie sind also ein Kommunikations- und Organisationsinstrument. Protokolle übernehmen in Bauprojekten viele Funktionen: Sie sind Gedankenstützen, um Teilnehmer einer Besprechung an das Gesagte zu erinnern, sie vermitteln Information an andere Personen, die an Meetings nicht teilgenommen haben und sie zeigen, wer für eine Aufgabe zuständig ist. Protokolle helfen Projekte zu organisieren und sind ein wichtiger Teil der Planungs- und Projektsteuerungsleistungen. Sie dokumentieren verbindlich die vereinbarten Maßnahmen. Manchmal besteht ein Zwang oder eine Pflicht zur Protokollführung, beispielsweise bei Mitgliederversammlungen von Vereinen oder bei Besprechungen der Geschäftsleitung. Das Schreiben eines Protokolls kann durchaus aufwendig sein. Wer um die steuernde Wirkung weiss, schreibt das Protokoll gerne selbst, denn Protokolle werden auch dafür eingesetzt, um im Unternehmen oder im Projekt Interessen durchzusetzen.

Protokollvorlage Lean Construction Projekte

Warum ein Protokoll schreiben, wenn es doch keiner liest?

Kaum eine Tätigkeit ist so unbeliebt wie das Protokollschreiben. Die Schreibangst geht um, wenn gefragt wird: “Und, wer schreibt das Bau Protokoll?” Bleischwer liegt die Frage den Meeting-Teilnehmer im Nacken – alle ducken sich. Man kann den Widerstand gegen die Protokollführung ja verstehen. Protokollschreiben gilt als undankbarer Job, denn der Schreiber muss die Besprechung sehr aufmerksam verfolgen und die Inhalte korrekt notieren. Unterschätzt wird aber, dass man als Protokollant das Ruder in der Hand hat! Mit geeigneten Worten lässt sich der Kontext manipulieren, der Inhalt in eine andere Richtungen verschieben oder in ein anderes Licht rücken. Als Protokollschreiber hat man tatsächlich eine wichtige Rolle und eine große Verantwortung. Die kann man bei Bedarf für eigene Interessen nutzen. Dann hilft es, wenn das fertige Protokoll aus unterschiedlichen Gründen nicht von jedem gelesen wird. Zudem sind Protokolle eine hervorragende Quelle der Projekt- oder Unternehmensbiografie. Werden sie als Datei geführt, können sie das Gerüst einer “Knowledge-Base” sein, über das sich wichtige Erkenntnisse ableiten lassen.

Beim Protokoll im Bauprojekt geht es nicht um das Gesagte, sondern um das Gemeinte

Das Projekt Protokoll am Bau unterscheidet sich vom Parlamentsprotokoll dadurch, dass Sachverhalte so niedergeschrieben werden, dass ein Leser eindeutig und zweifelsfrei versteht. Nicht die wörtliche Rede soll wiedergegeben, sondern der Sachverhalt. Das kann dazu führen, dass im Protokoll sehr kurz und prägnant formuliert ist, was im Meeting selbst lange gedauert hat. Andersrum muss manche Sachlage umfangreicher vertextlicht werden und ausführlicher formuliert werden, als es im Meeting gesagt wurde. Wichtige Komponenten der Original-Kommunikation fehlen, z.B. die Gestik oder die Körpersprache, mit der im Meeting eine Sache dargestellt wurde.

Protokollvorlage Lean Construction Projekte

Die 7 goldenen Regeln für ein Protokoll

Ein Protokoll zeigt, was an einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt los war. Es zeigt, welche Fragen es gab, was entschieden wurde und wer sich um einzelne Themen kümmert. Alle Bauprotokolle eines Projektes bilden die komplette Projektbiografie ab, doch man muss sie nicht alle gelesen haben, sondern kann auch anhand des Protokolls eines Tages erkennen, wenn Aufgaben schon länger nicht erledigt wurden.

➊ Der Protokollant ist nicht Moderator. Damit sich der Protokollant konzentrieren kann und das Gespräch möglichst genau und objektiv wiedergeben kann, sollte er moderieren. Schließlich soll ein Protokoll den Inhalt dauerhaft transparent und nachvollziehbar machen. Der Protokollant spielt im Meeting eine passive Rolle, während der Moderator aktiv den Verlauf steuert und alle Beteiligten einbezieht.

➋ Strukturiert vorgehen. Ein Protokoll ist ein wichtiges Dokument. Auch wenn ein Meeting handschriftlich festgehalten wird, sollte man von Anfang an strukturiert vorgehen. Beginnen sollte man mit den Notizen der Rahmendaten: Ort, Zeitpunkt, Dauer des Gesprächs, Beteiligte (anwesend, nicht anwesend), Moderator, Protokollant, Verteiler. Verwende für jedes Thema eine eigene Seite oder einen eigenen Abschnitt, dann behältst Du auch bei Gedankensprüngen der Gesprächsteilnehmer den Überblick. Unterscheide klar zwischen Informationen, Festlegungen und Aufgaben.

➌ Verständlich, sachlich und wertungsfrei schreiben. Ein Ergebnisprotokoll schreibt man in der Gegenwartsform. Formulieren so, dass es für alle Beteiligten und den Verteilerkreis verständlich ist. Vermeide Rückfragen und verzichte auf Abkürzungen bei der ersten Nennung. Besondere Begriffe sollten kurz erklärt werden. Anmerkungen sind als solche zu kennzeichnen. Beschränke Dich auf das, was tatsächlich besprochen wurde. Verzichte auf jegliche Form von Wertung und ausschmückende Adjektive.

➍ So wenig Text wie möglich. Das Ergebnisprotokoll gibt nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen nicht wieder. Allerdings besteht bei der Zusammenfassung die Gefahr, dass wichtige Details fehlen. Ergebnisprotokolle können auch stichpunktartig verfasst sein. Das kann allerdings zu Unverständlichkeit oder Verstümmelungen führen. Ein gutes Protokoll erkennst Du daran, dass ein nicht Beteiligter versteht, was genau besprochen wurde. Für die optimale Form bedarf es etwas Erfahrung.

➎ Konsens dokumentieren. In jedem Meeting sollte es mindestens ein Ergebnis geben. Auch, wenn nur eine Entscheidung getroffen wurde, das Ziel aber nicht erreicht hat, kann man trotzdem ein Gesprächsergebnis festhalten. Es ist entscheidend, den Konsens zu dokumentieren. Konsens zu erzeugen, ist die Aufgabe des Moderators. Ein guter Moderator hält explizit fest, welche Ergebnisse aufgenommen werden und ein guter Protokollant fordert sie ein. Kündige im Meeting an, was Du protokollierst, damit jeder die Chance hat, Feedback zu geben. So sparst Du spätere Korrekturrunden.

➏ Verbindlichkeit schaffen. Halte bei Aufgaben immer fest, wer diese bis wann bearbeitet. Zeitangaben sind so präzise wie möglich zu machen. Auch der Termin nicht genau genannt wurde, bleibe verbindlich und beziehen Sie dich stattdessen auf konkrete Ereignisse, z.B.: Drei Tage nach Fertigstellung.

➐ Protokoll sofort verteilen. Je mehr Zeit zwischen dem Meeting und der Verteilung des Protokolls verstreicht, desto eher geraten die besprochenen Inhalte aus dem Fokus. Im Alltag verschieben sich die Prioritäten schnell.

Was gehört in ein Protokoll?

Folgende Bestandteile muss ein Protokoll mindestens haben.

  1. Benennung eines übergeordneten Themas des Meetings / Ziele
  2. Datum / Ort der Besprechung / Beginn und Ende
  3. Teilnehmerliste mit Telefon und Email / Anwesenheitszeit / Rolle der Teilnehmer / Verteiler
  4. Anlagenverzeichnis: Liste aller Anlagen, die dem Protokoll beigefügt werden
  5. Moderation / Protokollführer / Datum der Erstellung des Protokolls, falls es nicht simultan geschrieben wird
  6. Nummerierte Tagesordnungspunkte. Die TOPs sollten sich ggf. nach der im Vorfeld verteilten Agenda richten. Jeder TOP muss klassifiziert sein. Es muss klar sein, ob es sich um eine Information fürs Team, eine dokumentierte Diskussion, einen Beschluss, um Aufgaben oder um offene Punkte handelt. Am besten gelingt das mit einem digitalen Protokoll mit chaotischer Liste
  7. Festlegung eines Termins für die nächste Besprechung
  8. Unterschrift der Moderation und der Protokollführung

Woher kommt das Wort Protokoll?

Das griechische protokollon (protos „der Erste“ und kollan „ankleben“) war das Blatt, was am Anfang amtlicher Papyrusrollen klebte und enthielt Angaben über den Verfasser und die Entstehung. Später bedeutete es “chronologische Angaben” und beschrieb, was in welcher Reihenfolge geschrieben bzw. was gesagt oder beschlossen wurde. Über das mittel-lateinisches protocollum = Verhandlungsbericht gelangte das Wort im 16. Jh. ins Deutsche, wo man es zur Aufzeichnung von öffentlichen Verhandlungen und Gerichtssachen verwendete.

FAQ

Was ist ein Gedächtnisprotokoll

Den Versuch, ohne eine Mitschrift im Nachhinein ein Protokoll zu erstellen, nennt man Gedächtnisprotokoll. Sich auf das Erinnerungsvermögen des Protokollanten zu verlassen, dürfte aber in den seltensten Fällen sinnvoll sein.

Was sind die Bestandteile eines Protokolls und was gehört in ein Protokoll?

Folgende Bestandteile muss ein Protokoll mindestens haben:
- Benennung eines übergeordneten Themas des Meetings / Ziele
- Datum / Ort der Besprechung / Beginn und Ende
- Teilnehmerliste mit Telefon und Email / Anwesenheitszeit / Rolle der Teilnehmer / Verteiler 
- Anlagenverzeichnis: Liste aller Anlagen, die dem Protokoll beigefügt werden
- Moderation / Protokollführer / Datum der Erstellung des Protokolls, falls es nicht simultan geschrieben wird
- Nummerierte Tagesordnungspunkte. Die TOPs sollten sich ggf. nach der im Vorfeld verteilten Agenda richten. Jeder TOP muss klassifiziert sein. Es muss klar sein, ob es sich um eine Information fürs Team, eine dokumentierte Diskussion, einen Beschluss, um Aufgaben oder um offene Punkte handelt.
- Festlegung eines Termins für die nächste Besprechung
- Unterschrift der Moderation und der Protokollführung

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Wo gibt es die ideale Projektmanagement Protokoll Vorlage?

Das Verlaufsprotokoll Muster für Bauprojekte nennt man auch Vorlage Baustellenprotokoll. Eine Protokoll Vorlage Word eignet sich jedoch nicht für die Digitale Protokollführung. Ein Gesprächsprotokoll Vorlage Excel ist für Bauprojekte ebenfalls weniger gut geeignet. Architekten würden auch kein Protokoll in Word erstellen. Auf der Suche nach dem idealen Baustellenprotokoll Muster findet man im Netz jede Menge ungeeignete und unpraktische Downloads. Darum haben wir uns entschlossen eine Protokoll Vorlage Excel selbst zu entwickeln bzw. weiterzuentwickeln. Besser, als ein digitales Protokoll ist keine andere Vorlage im Projektmanagement. Unser Protokoll ist als fortlaufendes Protokoll Excel Vorlage aufgebaut. Aktuell kann man das Baumensch Excel Protokoll kostenlos herunterladen.

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