Das Protokoll im Bauprojekt

Warum werden Bauprotokolle geschrieben und was sind deren Bestandteile? Viele glauben, bei einem Protokoll geht es ums Dokumentieren von Ergebnissen und Besprechungen – das ist nicht so! Protokolle steuern und beeinflussen Projekte maßgeblich. Protokolle sind im Projekt das mächtigste Instrument zur Steuerung von Abläufen und Handlungen. Sie dienen der Steuerung und Koordination von Aktivitäten aller Beteiligten. Protokolle werden auch als „Niederschrift“ bezeichnet, da sie ganz nebenbei auch festhalten, was beschlossen wurde. Ein Protokoll ist der Beleg für getroffene Beschlüsse. Eine digitale Protokollführung sollte heute selbstverständlich sein. Die Form des Protokolls sollte zweckmäßig, kompakt und vor allem lesbar sein. In bestimmten Fällen wird ein fertiges Protokoll vom Besprechungsleiter, vom Protokollführer und vom Verfasser unterschrieben – im Bauprotokoll ist das aber nicht mehr üblich.

Vom Protokoll zur LOP Liste

Eigentlich passt der Begriff „Protokoll“ nicht mehr zum hier gemeinten Zweck. Wir haben diesem Werkzeug daher einen etwas anderen Namen verpasst. Wir nennen es LC-Protokoll. Das „LC“ steht für Lean-Construction und soll verdeutlichen, worum es geht: Einfach machen. Bei uns gibt es ein sehr smartes Excel-Tool (viel mehr als eine Excel-Vorlage!) zum Download. Dieses Tool ist inzwischen in über 500 Büros im Einsatz und wird laufend weiterentwickelt. Es funktioniert als Endlosprotokoll. Das heisst, om ganzen Projekt gibt es nur eine einzige Datei, in der alles steht. Weil Excel von jedem genutzt werden kann, ist das State of the Art.

Protokollvorlage Lean Construction Projekte

Protokoll steuert Bauprojekt

Unsere Vorlage lässt sich als LOP-Liste nutzen. LOP steht für Liste offener Punkte. Zentral verfügbar für alle Projektbeteiligte wird die LOP zum Herzstück in jedem Projekt. In Lean Construction Projekten wird administrativer Aufwand auf ein Minimum reduziert. Neben den guten alten Aktennotizen, Vermerken, Berichten oder Memos, erfasst die LOP auch Ereignisse und hält den Stand von Aufgaben schriftlich fest. Die LOP bzw. das LC-Protokoll dient also sowohl der Kommunikation, als auch als Organisationsinstrument. Das LC-Protokoll übernimmt im Bauprojekten viele Funktionen: Es ist Gedankenstütze und vermittelt Infos an andere Personen, die an Meetings nicht teilnehmen konnten. Das LC-Protokoll zeigt, wer für eine Aufgabe zuständig ist. Für die meisten Nutzer ist das LC-Protokoll, zusammen mit dem Terminplan, das zentrale Werkzeug und ein wesentlicher Teil ihrer Planungs- und Projektsteuerungsleistungen. Das LC-Protokoll dokumentiert verbindlich die vereinbarten Maßnahmen. Manchmal besteht ein Zwang oder eine Pflicht zur Protokollführung, beispielsweise bei Mitgliederversammlungen von Vereinen oder bei Besprechungen der Geschäftsleitung – auch dafür eignet sich das Format. Ja, das Mitschreiben ist etwas aufwand. Wer aber um die steuernde Wirkung weiss, macht das gerne selbst oder ist zumindest maßgeblich beteiligt. Protokolle werden nämlich auch dafür genutzt, um im Unternehmen oder im Projekt Interessen durchzusetzen.

Protokoll schreiben – auch wenn’s nicht gelesen wird

Oft ist die Tätigkeit wenig beliebt. „Wer schreibt heute das Bau Protokoll?“ Alle ducken sich weg, weil das niemand gerne macht. Die Abneigung gegen die Protokollführung ist nachvollziehbar. Das Protokollschreiben gilt als undankbarer Job. Der Verfasser muss die Besprechung aufmerksam verfolgen und die Inhalte korrekt notieren. Es wird jedoch völlig unterschätzt, dass man als Protokollant das Ruder in der Hand hat! Mit passenden Formulierungen lassen sich Fakten und und Entscheidungen manipulieren oder in ein anderes Licht rücken. Als Protokollschreiber trägt man große Verantwortung. Die Rolle wird manchmal für eigene Interessen genutzt. Manchmal hilft es, dass Protokolle nicht von allen gelesen werden.

Todo-Liste und Protokoll verschmelzen

Protokolle sind später eine wichtigste Quelle der Projektbiografie. Werden Protokolle digital geführt, sind sie eine Wissens-Datenbank, über das sich alle Entscheidungen auch später noch verstehen lassen. Eine LC-Protokollvorlage kann das alles leisten. In vielen Projekt-Teams entsteht das LC-Protokoll einfach, schnell und unkompliziert: Die Mitschrift entsteht nämlich synchron während des Meetings. Die Bezeichnung Mitschrift passt nicht, weil das LC-Protokoll gleichzeitig die Todo-Liste ist, die im Team verfolgt wird. Daher führen manche Teams das Protokoll als LOP. Jedenfalls wird alles von einer Person live auf dem Bildschirm mitgeschrieben und danach mit einem Klick als PDF gedruckt. Dadurch spart man: Separate Zeit fürs Schreiben, den Versand des Vorabzugs, das Einarbeiten von missverstandenen Inhalten und den erneuten finalen Versand bzw. das Hochladen der finalen Fassung in den Projektraum.

Beim Protokoll im Bauprojekt geht um das Gemeinte

Das Projekt Protokoll am Bau unterscheidet sich vom Parlamentsprotokoll dadurch, dass Sachverhalte niedergeschrieben werden, so dass der Leser den Inhalt eindeutig und zweifelsfrei versteht. Nicht die wörtliche Rede soll wiedergegeben, sondern der Sachverhalt. Das kann dazu führen, dass im Protokoll sehr kurz und prägnant formuliert was, was im Meeting lange gedauert hat. Anders herum muss manches ausführlicher formuliert werden, als es im Meeting gesagt wurde, denn wichtige Komponenten der Original-Kommunikation fehlen, z.B. die Gestik oder die Körpersprache, mit der eine Sache dargestellt wurde.

Protokollvorlage Lean Construction Projekte

Sieben Protokoll Regeln

Baustellenprotokolle zeigen, was an einem bestimmten Tag im Projekt los war. Es zeigt, welche Fragen es gab, was entschieden wurde und wer sich um einzelne Themen kümmert. Alle Bauprotokolle bilden die Biografie eines Projektes ab. Trotzdem muss man nicht alle gelesen haben. Man kann an einer Tagesnotiz im Bauprotokoll schon erkennen, ob Aufgaben länger nicht erledigt wurden.

➊ Der Protokollant ist nicht Moderator. Damit sich der Protokollant konzentrieren kann und das Gespräch möglichst genau und objektiv wiedergeben kann, sollte er moderieren. Schließlich soll ein Protokoll den Inhalt dauerhaft transparent und nachvollziehbar machen. Der Protokollant spielt im Meeting eine passive Rolle, während der Moderator aktiv den Verlauf steuert und alle Beteiligten einbezieht.

➋ Strukturiert vorgehen. Ein Protokoll ist ein wichtiges Dokument. Der Protokoll Aufbau sollte logisch und gut verständlich sein. Auch wenn ein Meeting handschriftlich festgehalten wird, sollte man von Anfang an strukturiert vorgehen. Beginnen sollte man mit den Notizen der Rahmendaten: Ort, Zeitpunkt, Dauer des Gesprächs, Beteiligte (anwesend, nicht anwesend), Moderator, Protokollant, Verteiler. Verwende für jedes Thema eine eigene Seite oder einen eigenen Abschnitt, dann behältst Du auch bei Gedankensprüngen der Gesprächsteilnehmer den Überblick. Unterscheide klar zwischen Informationen, Festlegungen und Aufgaben.

➌ Verständlich, sachlich und wertungsfrei schreiben. Ein Ergebnisprotokoll schreibt man in der Gegenwartsform. Formulieren so, dass es für alle Beteiligten und den Verteilerkreis verständlich ist. Vermeide Rückfragen und verzichte auf Abkürzungen bei der ersten Nennung. Besondere Begriffe sollten kurz erklärt werden. Anmerkungen sind als solche zu kennzeichnen. Beschränke Dich auf das, was tatsächlich besprochen wurde. Verzichte auf jegliche Form von Wertung und ausschmückende Adjektive.

➍ So wenig Text wie möglich. Das Ergebnisprotokoll gibt nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen nicht wieder. Allerdings besteht bei der Zusammenfassung die Gefahr, dass wichtige Details fehlen. Ergebnisprotokolle können auch stichpunktartig verfasst sein. Das kann allerdings zu Unverständlichkeit oder Verstümmelungen führen. Ein gutes Protokoll erkennst Du daran, dass ein nicht Beteiligter versteht, was genau besprochen wurde. Für die optimale Form bedarf es etwas Erfahrung.

➎ Konsens dokumentieren. In jedem Meeting sollte es mindestens ein Ergebnis geben. Auch, wenn nur eine Entscheidung getroffen wurde, das Ziel aber nicht erreicht hat, kann man trotzdem ein Gesprächsergebnis festhalten. Es ist entscheidend, den Konsens zu dokumentieren. Konsens zu erzeugen, ist die Aufgabe des Moderators. Ein guter Moderator hält explizit fest, welche Ergebnisse aufgenommen werden und ein guter Protokollant fordert sie ein. Kündige im Meeting an, was Du protokollierst, damit jeder die Chance hat, Feedback zu geben. So sparst Du spätere Korrekturrunden.

➏ Verbindlichkeit schaffen. Halte bei Aufgaben immer fest, wer diese bis wann bearbeitet. Zeitangaben sind so präzise wie möglich zu machen. Auch der Termin nicht genau genannt wurde, bleibe verbindlich und beziehen Sie dich stattdessen auf konkrete Ereignisse, z.B.: Drei Tage nach Fertigstellung.

➐ Protokoll sofort verteilen. Je mehr Zeit zwischen dem Meeting und der Verteilung des Protokolls verstreicht, desto eher geraten die besprochenen Inhalte aus dem Fokus. Im Alltag verschieben sich die Prioritäten schnell.

Was gehört in ein Protokoll?

Folgende Bestandteile muss ein Protokoll mindestens haben.

1. Benennung eines übergeordneten Themas des Meetings / Ziele
2. Datum / Ort der Besprechung / Beginn und Ende
3. Teilnehmerliste mit Telefon und Email / Anwesenheitszeit / Rolle der Teilnehmer / Verteiler
4. Anlagenverzeichnis: Liste aller Anlagen, die dem Protokoll beigefügt werden
5. Moderation / Protokollführer / Datum der Erstellung des Protokolls, falls es nicht simultan geschrieben wird
6. Nummerierte Tagesordnungspunkte. Die TOPs sollten sich ggf. nach der im Vorfeld verteilten Agenda richten. Jeder TOP muss klassifiziert sein. Es muss klar sein, ob es sich um eine Information fürs Team, eine dokumentierte Diskussion, einen Beschluss, um Aufgaben oder um offene Punkte handelt. Am besten gelingt das mit einem digitalen Protokoll mit chaotischer Liste
7. Festlegung eines Termins für die nächste Besprechung
8. Unterschrift der Moderation und der Protokollführung

Wortstamm „Protokoll“

Das griechische protokollon (protos = der Erste / kollon = ankleben) war das Blatt, was am Anfang amtlicher Papyrusrollen klebte und enthielt Angaben über den Verfasser und die Entstehung. Später bedeutete es „chronologische Angaben“ und beschrieb, was in welcher Reihenfolge geschrieben bzw. was gesagt oder beschlossen wurde. Über das mittel-lateinisches protocollum = Verhandlungsbericht gelangte das Wort im 16. Jh. ins Deutsche, wo man es zur Aufzeichnung von öffentlichen Verhandlungen und Gerichtssachen verwendete.

FAQ

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Ideale Projektmanagement Protokoll Vorlage?

Das Verlaufsprotokoll Muster für Bauprojekte nennt man auch Vorlage Baustellenprotokoll. Eine Protokoll Vorlage Word eignet sich nicht für eine digitale Protokollführung. Ein Gesprächsprotokoll Vorlage Excel ist für Bauprojekte ebenfalls weniger gut geeignet. Auf der Suche nach dem idealen Baustellenprotokoll Muster findet man im Internet viele ungeeignete und unpraktische Vorlagen. Darum haben wir selbst eine Protokoll Vorlage für Excel entwickelt. Im Lean Projektmanagement ist das digitale Protokoll der effizienteste Weg und als Endlosprotokoll bzw. fortlaufendes Protokoll ein unverzichtbarer Helfer.