Die Validierungsphase sorgt für Sicherheit im IPA-Projekt. Sie bestätigt oder widerlegt die Kostenziele und das gewünschte Bauprogramm. Die Validierung klärt, ob die vom Bauherrn definierten Bedingungen eingehalten werden können – die Conditions of Satisfaction. Die Validierung ist keinesfalls eine komprimierte oder schematische Planung. Geplant wird nur, wenn das zur Klärung eines Sachverhaltes erforderlich ist. Tatsächlich hat die Validierung eine Gatekeeper-Funktion. Sie wird als eigene Projektphase durchgeführt und hat ein eigenes Budget, einen festen Zeitplan und besondere Regeln.
Vor dem Start der Validierung, sind einige Voraussetzungen zu schaffen, z.B. die Team-Auswahl, das Festlegen der Validierungs-Kriterien usw. Die Validierungsphase dient in erster Linie der Entscheidungsfindung für oder gegen eine Realisierung und richtet sich an die Bauherren. Sie soll nicht nur die Projekt-Risiken reduzieren, sondern dient zugleich dem Aufbau des IPA-Teams. In der Validierungsphase zeigt sich das erste mal, ob die ausgewählten Projektpartner in der praktischen Arbeit harmonieren. Das Ergebnis dieser ersten Phase wird in einer kompakten Dokumentation zusammengefasst und ist sozusagen der finale Prüfstein vor dem eigentlichen Projektstart.
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Die Validierung bringt Sicherheit ins Projekt
Die Validierungsphase gibt dem Bauteam die Gewissheit, das Bauprojekt unter den gesetzten Rahmenbedingungen realisieren zu können. Wenn das Ergebnisse der Validierung den Bauherren und das Team zufrieden stellt, kann darauf aufgebaut werden. Sollte hingegen die Validierung zeigen, dass die Conditions of Satisfaction nicht in den geplanten Kosten- und Zeitrahmen passen, kann der Bauherr darauf eine fundierte Entscheidung über eine alternative Projektausrichtung treffen. Er kann das Projekt stoppen, den Projektumfang anpassen oder das Budget erhöhen. Die Ergebnisse der Validierung sind auf jeden Fall ein solides Fundament für alle weiteren Projektentscheidungen mit deutlich geringeren Mitteln, als im herkömmlichen Projektverlauf, bei dem im schlimmsten Fall das ganze Planungsteam unerwartet Budgetprobleme bekommt.
Vor der Validierung
Analysiere die gesetzten Rahmenbedingungen. Prüfe, welche Informationen Du hast und welche Du noch benötigst: Standortinformationen, Machbarkeitsstudien, Markt- und Arbeitsmarktanalysen, Gesetzes- und Compliance-Anforderungen und weitere rechtliche Rahmenbedingungen. Die Projektziele des Bauherrn, die bisherige Projektgeschichte, das vorläufige Leistungsprogramm – alle Infos und Fakten, die das Projekt beeinflussen könnten, sollten während der Validierungsphase gesammelt werden. Das sind exemplarisch einige Fragen, die man ans Projektteam richten könnte:
- Was sind die Parameter der Validierung?
- Was genau soll untersucht werden soll z.B. Umfang, Ziele?
- Was soll nicht untersucht werden z.B. langfristiger Return on Investment?
- Wer sollte alles beteiligt werden?
- Wer auf Seite des Bauherrn muss dem Projekt zustimmen?
- Gibt es einen Standardprozess beim Bauherrn?
- Wie soll das Ergebnis dokumentiert werden?
- Was ist das gewünschte Format und welchen Detaillierungsgrad hat es?
- Welche Themen und Informationen sollen enthalten sein?
Das Ergebnis kann in Form einer ausgefüllten Checkliste zusammengetragen werden. Die Checkliste kann auf einer Seite mehreren Kostenvarianten darstellen (X-Achse) und zeigen, ob die Wünsche/Parameter/Ziele (Y-Achse) erreichbar sind. Sie beantwortet gleichzeitig, ob die definierten Ziele im gesetzten Kostenrahmen möglich sind, ob sie Mehrkosten auslösen oder ob dazu überhaupt Aussagen möglich sind. Der Aufwand der Dokumentation sollte so klein wie möglich bleiben, um die LEAN-Motivation zu fördern. Unnötiger Aufwand ist auf jeden Fall zu vermeiden. Vorläufige Ergebnisse entwickeln sich im Laufe der Validierungsphase weiter und müssen kontinuierlich überprüft werden.
Validierungsphase akribisch planen
Eine genaue terminliche Planung vom Ablauf der Validierungsphase verspricht termingerechte Lieferung der Ergebnisse und grenzt den finanziellen Aufwand klar ab. Der Prozess der Validierung sollte von einem Baumensch moderiert werden. Man sollte eine gemeinsame Datenplattform nutzen und bei der Kommunikation für maximale Transparenz sorgen. Dies ist wichtig, weil alle Entscheidungen in der Validierungsphase den Informationsfluss während des gesamten Projektes beeinflussten. Alle IT-Hilfsmittel müssen benutzerfreundlich und unkompliziert sein. Automatische Benachrichtigung über den Versionsstand von Unterlagen, die Änderungsverfolgung, die Live-Bearbeitung von Dokumenten, die Softwarekompatibilität, die IT-Sicherheit und 100%-ige Erreichbarkeit von Projektdaten sind obligatorisch.
Mithilfe der Erkenntnisse der Validierung entsteht der Rahmen für den Terminplan, Meilensteine und Aufgaben. Die für die Validierung verfügbare Zeit sollte genau festgelegt werden. Ein klarer Plan und eine Kostenschätzung für die Validierungsphase ist ein Must-have für ein gutes Ergebnis.
Das passiert in der Validierungsphase
Das Team verarbeitet alle Informationen und beginnt anhand des Zeitplans Lösungen zu finden. Die Arbeit beginnt sowohl innerhalb als auch außerhalb des Big Rooms in kleinen interdisziplinären Teams, wie z.B. den PITs. Es gibt sowohl fokussierte Arbeit einzelner Projekt-Partner, als auch Mischformen von Charrette-Verfahren. Die sich daraus entwickelnde Planung und die gewonnenen Informationen werden strukturiert und mit Blick auf das Validierungsziel miteinander verknüpft. Einzelne Aufgaben werden “erledigt”. Dabei wird stets darauf geachtet, dass die Validierungsphase keine komprimierte Planungsphase ist – das Hauptziel ist Sicherheit. Das Team sollte dabei immer nach dem effektivsten Weg suchen, die notwendige Gewissheit mit minimalem Zeit- und Ressourcenaufwand zu erreichen. Arbeitsstand
Bei der Validierung zu beachten
Das Team sollte die kaufmännischen Ziele des Bauherrn genau kennen. Je besser des IPA-Team die Projekt-Motivation kennt und über den Hintergrund der Finanzierung Bescheid weiss, desto besser wird die Projektberatung sein. Je fundierter die Projektziele des Bauherren erläutert werden, desto ausgewogener werden die Empfehlungen aus dem IPA-Team sein. Die Offenheit hilft dabei die Erwartungen und Ziele des Bauherrn zu verarbeiten und aufeinander abzustimmen. Normalerweise steht auch nur ein begrenztes Budget zur Verfügung. Die maximal zulässigen Projektkosten ergeben sich auf Basis eines Business Case. Dieses Budget ist zunächst als Maximalbetrag anzusehen und für das IPA-Projekt die wichtigste Bedingung – dieses Budget darf auf keinen Fall überschritten werden.
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