In der IPA Phase 2 entsteht die Planung mit Target Value Design

Target Value Design (TVD) bedeutet Zielkostenplanung. Das Ziel im Target Value Design ist es, konsequent auf ein Budget hinzuarbeiten, statt für eine vorliegende Planung die Kosten zu berechnen. Die Kostenschätzung ist der Dreh- und Angelpunkt jeder IPA-Planung. Die Baukostenprognose wird dabei laufend aktualisiert und mit den Zielkosten aus der Validierungsphase abgeglichen. Schließlich hat sich der Bauherr zum Abschluss der Validierungsphase für die Realisierung entschieden und dabei auch die Basiszielkosten festgelegt. Das IPA-Team wartet nicht ab, bis endlich eine detaillierte Planung vorliegt – so wird es in der Baubranche seit Jahrzehnten gemacht. Stattdessen hat die frühe Ermittlung detaillierter Kosten höchste Priorität. Im Target Value Design kennt man Tools und Methoden, um das Ziel auch garantiert zu erreichen.

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Warum ist Target Value Design wichtig?

Bei herkömmlichen Projekten werden die Kosten zum Zeitpunkt wesentlicher Planungs-Meilensteine geschätzt. Dies passiert z.B. bei Abschluss der Entwurfsplanung oder während der Ausführungsplanung. Die jeweiligen Kostenschätzungen erhöhen dabei oft wesentlich, wegen vieler dazwischen getroffener Projektentscheidungen. Mit Target Value Design (Zielkostenplanung) wird dem Planungsteam kontinuierlich und zeitnah Rückmeldung über die Kostenentwicklung gegeben, um bessere Projektentscheidungen treffen zu können. Dieses Kostenfeedback ermöglicht es dem Team, das Budget einzuhalten, während sich die Planung frühere Konzepte weiter bis zur Ausführungsreife entwickelt.

Wer ist an Target Value Design beteiligt und wie funktioniert es

Man muss zur richtigen Zeit geeignete Baumenschen in die Zielwertplanung einbinden. Für erfolgreiche Umsetzung der TVD ist eine übergreifende Zusammenarbeit zwischen Planern und Bauunternehmen erforderlich. Insbesondere Kalkulatoren und Nachunternehmer müssen eingebunden sein. Diejenigen, die die kompliziertesten Teile des Projekts bearbeiten, sollten frühzeitig mit am Tisch sitzen, um kontinuierliches Feedback für die Planfortschreibung zu erhalten. Nachunternehmer können so dazu beitragen, die Zielkosten des Bauherrn einzuhalten.

Wichtig ist das Setzen von klaren Zielen. Die Zielkosten und Qualitätsvorgaben werden in der Validierung festgelegt. Normalerweise wird vom Projekt Management Team ein Betrag veranschlagt. Es ist allerdings auch möglich, dass der Bauherr seinen größten Schwerpunkt auf die Kapitalrendite oder die Gebäudefunktion setzt. Häufig wird ein sehr ambitioniertes Ziel gesetzt. Wenn es ein Kostenziel sein soll, wird dieses realistisch unterhalb des Marktniveaus gesetzt.

Am besten bildet man danach Teilbudgets. Die Zielkosten werden dafür in kleinere, feststehende Einheiten aufgeteilt. Die jeweiligen Teilkosten ordnet man jeweils einem Projekt Implementation Team (PIT) zu. Anschließend wird das Budget in überschaubare Einheiten aufgeteilt und ebenfalls einem PIT zugeordnet. Die Teilbudgets haben verschiedene Größen und beziehen sich typischerweise auf solche Baugewerke oder Bauteile, die einen hohen Koordinationsaufwand erfordern.

Zwischenziele setzten!

Den PITs sollten dann Zwischenziele gesetzt werden, um diese dann gemeinsam zu bewerten und so das Gesamtziel zu erreichen. Jedes PIT berichtet dann über den Stand der Dinge und über Chancen und Risiken zum jeweiligen Teilbudget. Dieser Prozess ist ein Geben und Nehmen der einzelnen PIT-Mitglieder. Priorität hat aber immer das Gesamtkostenziel. Entscheidungen innerhalb der Zielwertplanung müssen im Risikoregister nachgeführt werden.

Das Risikoregister

In einem IPA-Projekt gibt es keine klassischen Rückstellungen. Stattdessen führen IPA-Teams ein Risikoregister. Das Risikoregister ist eine detaillierte Auflistung aller Sachverhalte, die Chancen und Risiken für das Projektbudget zeigt. Das Risikoregister wird am besten als Exceltabelle geführt. Jede Zeile steht für ein Thema mit einer groben Beschreibung der Auswirkungen, einer Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Priorität. Außerdem wird dokumentiert, ob es ein Thema aus dem IPA-Vertrag oder z.B. eine Änderung durch den Bauherrn handelt. Die Zuständigkeit und die nächsten Schritte werden ebenfalls festgehalten.

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Warum ein Risikoregister wichtig ist

Mit einem Risikoregister kann das Projektteam kontinuierlich und konsequent Projektrisiken identifizieren, technische Unwägbarkeiten und Chancen und Kostenauswirkungen bewerten, die Projektumsetzung besser planen und die Einschätzung des Projektstandes verbessern. Um das Risikoregister effektiv einzusetzen, sollten die Beteiligten mögliche Risiken und Unwägbarkeiten proaktiv identifizieren, im Team diskutieren und diszipliniert im Team verfolgen. Auch Risiken mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit sollten aufgenommen werden, damit auch Kleinigkeiten früh erledigt werden und alle Beteiligten ausreichend Zeit für zielführende Anpassungen haben.

Bestimme die Leiter für Projekt-Implementation-Teams (PIT). Definiere für jedes PIT eine verantwortliche Person. Diese verfolgt die Abarbeitung einzelner Diskussionspunkte und berichtet dem Projekt Management Team über den Fortschritt. Das Risiko in einem PIT kann zugleich die Chance eines anderen Teams sein. Daher müsse sich die PIT-Leiter regelmäßig abstimmen. Um z.B. die Kosten einer Vorhangfassade zu sparen, kann das für die Gebäudehülle zuständige PIT den Einau von bestimmten Abstandshaltern vorsehen. Während diese Änderung für die Gebäudehülle zwar billiger sein kann, führt das bei der Haustechnik möglicherweise zu Mehrkosten. Im IPA-Projekt müsste daher das PIT Gebäudehülle mit dem PIT Haustechnik klären, wie sich die Änderung auf die jeweils andere Leistungen auswirkt. Nach der Klärung wird die Auswirkung auf das Gesamtprojekt diskutiert, bevor eine Entscheidung für die Planung getroffen wird.

Tipps und was für Target Value Design noch zu beachten ist

Vor allem müssen die Kostentreiber verstanden werden. Um Projektkosten zu senken, müssen die Kostentreiber identifiziert werden. Man sollte sich auf den kleinsten Kostenanteil derjenigen Positionen konzentrieren, die den größten Anteil an Kostensteigerungen verursachen können. Sobald die Treiber feststehen, sucht man Wege, um das entsprechende Risiko zu minimieren und die Kosten zu senken. Setze ehrgeizige Ziele, um maximale Innovationskraft im Team zu wecken. Das Setzen ehrgeiziger Ziele bringt das Projektteam dazu, intensiver nachzudenken. Kreatives Denken zur Entwicklung innovativer Lösungen wird dadurch angeregt. Blei den Zwischenzielen sollte man flexibel bleiben. Einzelne PITs erreichen die Einsparziele vielleicht nicht. Rohbau- und Fassaden-PITs liefern oft höhere Einsparungen als PITs für TGA-Gewerke. Individualisiere die Ziele, um das Gesamtziel zu erreichen. Nutze Lean-Methoden im Planungsprozess, um Kommunikation und Informationsfluss zu optimieren.

Durch gute Kommunikation zwischen Auftragnehmern, Kalkulatoren, Nachunternehmern und Planern resultieren bessere Kenntnisse über Kosten, Produkte und Bauverfahren. Zur Unterstützung bei Planungsentscheidungen sollten bedarfsweise qualifizierte Kostenkalkulatoren oder Gutachter eingesetzt werden. Solche Spezialisten wissen, welche Entscheidungen die Kosten nach oben treiben oder reduzieren. Hier sind nicht traditionelle Kalkulationsfähigkeiten gefragt! Es ist sehr darauf zu achten, diese Rollen richtig zu besetzten. Zum Team sollten unbedingt erfahrene Fachplaner gehören, die die Umsetzbarkeit und die Kostenauswirkungen von Entscheidungen aus dem Bauch heraus beurteilen können. Kalkulatoren und Planer müssen eng zusammenarbeiten! Ermutige die Kalkulatoren lediglich Kostenrahmen festzulegen, weil diese ansonsten “zu präzise” vorgehen. Für erfolgreiche TVD sollten statt einer detaillierten Kostenermittlung eher grobe Schätzungen angestellt werden. Dann finden IPA-Teams innovative Ansätze für Dein Projekt.

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