Agile Planung – Chance für Architekten

Die IT-Branche macht es vor: agile Planung und Projektmanagement. Agiles Projektmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene agile Arbeitsmethoden. Diese basieren auf Werten und Prinzipien, die erstmals 2001 im Agilen Manifest niedergeschrieben wurden. Agil bedeutet beweglich und es ist Zeit, dass auch Architekten agiler arbeiten! Das ordentliche Abarbeiten der HOAI Leistungsphasen passt weder zu einer dynamischen Welt, noch zur digitalen Bauwirtschaft und erst recht nicht zur Planungsmethode BIM. Professionelle Bauherren erwarten heute mehr Flexibilität als früher. Bei privaten Bauherren haben sich die Planer in den letzten Jahrzehnten von anderen den Schneid abkaufen lassen, die es besser verstanden haben, den Bedarf zu verstehen. Architekten möchten häufig lieber Künstler als Dienstleister sein. Daher findet der private Bauherrr nur noch selten den Weg zum Architekten.

Vielleicht liegt es daran, dass deutsche Architekten und Bauingenieure – anders als die Berufskollegen in Holland – einen überzogenen Anspruch an Genauigkeit haben. Funktionierende Prozesse werden nicht geändert – Sicherheit geht vor. So verweigern Planer ihren Bauherren regelmäßig Auskünfte und Empfehlungen, wenn sie nicht zum normalen Ablauf passen. Bauherren möchten z.B. die Baukosten sehr früh und möglichst genau kennen. Die Rechtsprechung zur HOAI – an der sich Planer gern orientieren – duldet bei Kostenangaben in frühen Leistungsphasen erhebliche Abweichungen, die weit von den Genauigkeitsanforderungen der Bauherren entfernt sind.

Frühe Kostensicherheit erreicht man nur, wenn man von den “üblichen” Abläufen abweicht und den Prozess ändert. Dazu sind nur die wenigsten bereit, weil sie damit den sicheren Boden der Rechtsprechung verlassen. So “verstecken” sich Architekten hinter der HOAI als dem Koordinatensystem für Planungsleistungen. Das ist teilweise unbegründet, denn selbstverständlich sind Abweichungen möglich, wenn die Beteiligten z.B. die Haftungsfragen besprochen und geklärt haben – Kommunikation ist das A und O.

Agiles Projektmanagement? Software-Branche als Vorbild!

Softwareentwicklung ist etwas anderes, als Gebäudeplanung! Im Unterschied zu Immobilien, kann man Software nämlich nicht anfassen. Außerdem liefern Einzelbauteile einer Software schon brauchbare Ergebnisse, bevor das gesamte Programm fertig ist. Der entscheidende Unterschied aber ist, dass man in einer Software sehr leicht defekten Code korrigieren kann, falls das Programm fehler hat. Das geht bei einem Gebäude nicht, denn wenn Beton fliesst, werden Fakten geschaffen. Es gibt auch Gemeinsamkeiten – dazu aber später mehr. Zunächst zu den vier wichtigen Merkmalen des agiles Projektmanagements im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsmethoden:

  1. Mensch und Interaktion zählen mehr als Prozess und Werkzeug
  2. Funktionieren ist wichtiger als dokumentieren
  3. Gute Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als gute Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung ist besser als das Befolgen eines Planes

Das konsequente Verfolgen dieser vier Leitsätze hat gravierende Auswirkungen auf die Projektarbeit! Praktisch kann das nämlich bedeuten, ein Projekt mitten in der Werkplanung “auf links” zu drehen, wenn ein Planungsfehler aus der LP2 erst dann erkannt wird. Wegducken oder Augen zu und durch gilt nicht mehr (Reagieren auf Veränderung). Planer und Bauherr werden durch agile Plaungsmethoden dabei unterstützt, leichter Entscheidungen zu treffen – machmal auch unbequeme. Dieses Tool unterstützt dich bei der Entscheidungsfindung. Du bekommst es bei uns gratis als Download.

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Deshalb ist Scrum als Werkzeug auch in der Bauplanung sinnvoll

Dave Snowden hat schon 1999 in seinem Rahmenmodell “Cynefin” herausgearbeitet, dass agile Ansätze gut zu chaotischen und komplexen Aufgaben passen. Für einfache oder komplizierte Aufgaben sind die Werkzeuge des klassisches Projektmanagements weiterhin gut geeignet. Komplex? Chaotisch? Diese Bezeichnung trifft doch regelmäßig auf Projektentwicklung und oft auch auf Situationen in der Planung zu – zumindest in frühen Phasen. Stimmts? Wenn Bauherren keine Vorstellungskraft haben und ihre Planungsziele nur grob beschreiben können, dann agile Methoden geradezu ideal! Und Scrum ist eine agile Methode.

Das Wiki für scrum und agil

Was bedeutet kompliziert?

Eine mechanische Uhr ist kompliziert. Sie besteht aus hunderten Einzelteilen. Alle Einzelteile sind darin miteinander verbunden und haben eine Funktion. Ein Laie kann eine mechanische Uhr nicht erklären oder reparieren. Ein Uhrmacher hat das nötige Wissen. Daher kann man sagen, Kompliziertes ist mit entsprechendem Wissen beherrschbar. Mit dem richtigen Know-how ist das Verhalten vorhersehbar. Eine intakte Uhr wird immer durch Betätigung eines Knopfes das gleiche tun, z.B. die Stopuhr starten. Es gibt es keine Überraschungen. Für einen Laien ist eine Uhr kompliziert, für den Uhrmacher ist sie einfach oder anders gesagt: Kompliziertheit lässt sich durch Lernen beseitigen.

Was bedeutet komplex?

Komplexität ist das Maß an Überraschungen, mit denen man rechnen muss. Der Flügelschlag eines Schmetterlings im München beeinflusst durch die entstehende Luftbewegung das Wetter in der Pfalz. Da sich die unzähligen Variablen, die das Wetter bestimmen, nicht nur schwer erfassen, sondern auch nicht vorhersagen lassen, ist das Wetter komplex. Unternehmen bestehen aus Menschen und sind daher komplex. Menschen sind nicht berechenbar - sie entscheiden immer wieder selbst, was sie tun und wann sie es tun. Das gilt zum Beispiel für Ankündigungen, die dann oft doch nicht genauso durchgeführt wurden. Die Entscheidungen über die Folgeoperationen sind unvorhersehbar - es kommt immer anders, als man denkt. Komplexe Systeme sind eine Kette von Überraschungen. Je größer die Auswahl der Möglichkeiten, desto größer ist die Komplexität eines Systems. Weitere Beispiele für komplexe Systeme sind Spiele, Abteilungen, Gruppen oder Teams. Selbst die kleinste Gruppe aus zwei Personen ist voller Überraschungen, also komplex. Für Unternehmen und Teams ergeben sich daraus bedeutsame Erkenntnisse: Komplexe Systeme lassen sich zwar beobachten, aber nicht zielgerichtet steuern und auch nicht kontrollieren. Jede Handlung, jeder Satz, jede Geste kann und wird ein komplexes System beeinflussen, aber die Reaktion ist nicht vorhersehbar. Auch passiv sein kann Einfluss auf ein System haben. Komplexe Systeme sind lebendig, sie agieren für sich. Handlungen eines komplexen Systems sind nicht aus den Impulsen von außen zu erklären oder zu steuern.

Was ist ein Wasserfallmodell im Projektmanagement?

Agile Arbeitsweisen lösen sich von klassischen Wasserfall-Modellen. Statt einer festen Reihenfolge z.B. gemäß HOAI, wird bei agilen Methoden die Planung für eine Immobilie in enger und direkter Zusammenarbeit mit den Bauherren und allen Beteiligten durchgeführt. Die Findung des Bausolls erfolgt sukzessive in der Zusammenarbeit. Die Kollaboration ist ein wesentlicher Vorteil des agilen Vorgehens. Der Bauherr bekommt was er braucht, nicht das, was er mal festgelegt hat. Das gilt besonders für Projekte, bei denen die Anforderungen zu Beginn unklar sind oder die durch äußere Einflüsse stark beeinflusst werden. Ein positiver Nebeneffekt ist die Reduzierung von Bürokratie. Es wird weniger dokumentiert und die "Distanz" zum Auftraggeber schwindet.


Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby und bedeutet “angeordnetes Gedränge”. Bei Entwicklung einer Software für ein IT-Projekt bedeutet Scrum: Das Team arbeitet sehr diszipliniert in kurzen Zeitphasen (max. 4 Wochen) an der Fertigung eines funktionierenden Produktes (z.B. Software oder APP). Die Erkenntnisse aus dem einfachen Produkt fließen in die weitere Planung ein. Wenn sich die Anforderungen in der Phase ändern oder neue Anforderungen gestellt werden, werden diese aufgenommen und es geht wieder von vorne los. Dieses Vorgehen nennt man iterativ und inkrementell: Man arbeitet in kleinen Schritten, mit voller Transparenz. Dann werden Ergebnisse und Arbeit überprüft und die Ziele neu justiert.

Das klingt eigentlich ganz vertraut, dennoch besteht einen Unterschied zur traditionellen Arbeitsweise im Architekturbüro: Die Zielsetzung wird durch Team-Commitments ersetzt!

ScrumTeams bestehen aus drei Teilen: (1) Das Scrum Team: es besteht aus 3 bis 9 Personen, die absolut selbstorganisiert arbeiten. Unterstützt werden sie vom sogenannten (2) Product Owner. Er hat den Markt, den Kunden, das Risiko und die Wirtschaftlichkeit des Projekts im Blick. Außerdem gibt es noch den (3) Scrum Master, der als eine Art Moderator dem Team dabei hilft, zielorientiert und diszipliniert zu arbeiten, zu reflektieren, um die Produktivität und den Spaß zu fördern. Bei Bedarf moderiert er auch die Meetings.


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So geht Scrum für Bauplanung

Büro Scrum Agile PlanungFür die Bauplanung gelten mit Scrum andere Gesetze. Der übliche Planungsprozess orientiert sich an den Leistungsphasen der HOAI. Aus Sicht vieler Bauherren ist das aber nicht bedarfsgerecht, denn jedes Projekt hat individuelle Anforderungen, die sich nicht in einem Regelprozess abbilden lassen. Zudem ist die HOAI keine Prozessbeschreibung, sondern lediglich ein Preiskatalog (Dieses Thema hier auszuführen, würde den Rahmen sprengen). Was bedeutet Scrum nun für die Bauplanung? Ein Scrum-Prozess in der Bauplanung führt zu einer Intensivierung und Verlängerung der Leistungsphasen 1 bis 3! Ausgewählte Sachverhalte werden dabei in einem Sprint sehr detailliert ausgearbeitet. Bei großen Gebäuden haben Fassaden großen Einfluss auf die Baukosten. Ein Scrum-Team würde sich daher beim Bau einer Büroimmobilie mit der technischen Ausgestaltung der Fassade auseinandersetzen. Die Beschaffenheit der Fassade bestimmt nämlich maßgeblich die Auslegung der Haustechnik. Die Untersuchung erfolgt schon sehr früh – möglicherweise schon in der Leistungsphase eins! Hier dient ein Scrum-Prozess der Identifikation von Schlüssel-Kosten. Ein Sprint könnte sich also dem Thema Fassade widmen, um Varianten und Kosten detailliert zu untersuchen. Das Ergebnis ist eine ideale Absprungbasis für die nachfolgenden Entscheidungen. Die Planungsmethodik BIM unterstützt agile Prozesse und ist – gezielt eingesetzt – für die Bauplanung geradezu ideal.

Agile Planung – Anregung für Bauplaner

Die folgenden “Regeln” verdeutlichen die Notwendigkeit für methodische Veränderung in der Bauplanung. Aus Leitsätzen der agilen Software-Entwicklung (IT) leiten wir Empfehlungen für die Planer-Branche (BAU) ab. Manchmal passen die Leitsätze zu beiden Branchen. Los gehts…

  • IT: Frühe und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen. Lieferung von funktionierenden Produkten/Modellen (Minimal Viable Product) in regelmäßigen, kurzen Folgen
    Empfehlung für BAU: Transparentes Arbeiten heißt: die Bauherren in allen kleinen Schritten der Planung mitnehmen, z.B. durch tägliche Briefings. Nicht “fertig machen” und präsentieren, sondern laufend informieren und anpassen
  • IT: Tägliche Zusammenarbeit von Kunden, Experten und Entwicklern
    Empfehlung für BAU: Bei Spezialfragen sofort einen Experten konsultieren und mit dem Bauherrn kommunizieren. Bloß nicht versuchen, selbst schlau zu werden. Mehr dazu…
  • IT: Kommunikation im persönlichen Gespräch, Synchronisierung aller Beteiligten für eine nachhaltige Entwicklung
    Empfehlung für BAU: Für die Kommunikation im Projekt gilt: Telefonieren ist immer besser als Mailen. Entweder persönlich treffen oder per VC – auch in kleinen Gruppen und besonders mit den Bauherren
  • IT und BAU: Technische Exzellenz und gutes Design
  • IT und BAU: Selbstorganisation im Team bei Planung und Umsetzung
  • IT und BAU: Reflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung. Auch bei der Bauplanung ändern sich die Rahmenbedingungen permanent. Jeder wird im Laufe des Planungsprozesses jeden Tag schlauer! Deshalb sind auch im Planungsteam die Methoden fortwährend anzupassen und immer wieder infrage zu stellen. Jeder darf das einfordern!
  • IT und BAU: Optimierung des Umfeldes und Unterstützung der Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Mitglieder im Planungsteam entfalten ihre Potenziale nur, wenn das Umfeld es wirklich zulässt uns das Umfeld lässt sich gestalten. Mehr dazu hier.
  • IT: Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip)
    Empfehlung für BAU: Ein weites und bei Architekten ein besonders  sensibles Feld. Hier trennt sich bei Architekten die Spreu vom Weizen. Auch komplexe Architektur kann einfach konstruiert und handhabbar sein. Es hilft zum Beispiel, schon in der Planung intensiv an die Wartung und Instandhaltung zu denken. Nicht selten kommen die Hinweise erst später. Der Bauherr sollte vom Planungsteam auf die betrieblichen Folgen hingewiesen werden. In der Praxis kommen die Fragen zu den Folgen im Betrieb vom Bauherrn. Das stärkt nicht das Vertrauen zwischen Bauherr und Planer.

Typisch für agiles Projektmanagement ist iterativesinkrementelles Vorgehen. Das Projekt wird in zeitliche Etappen (Iterationen) unterteilt. Am Ende jeder Etappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt. Anhand des Kundenfeedbacks wird am Produkt weitergearbeitet. Grundlage ist eine zu Beginn entwickelte Vision, die allerdings Abweichungen zulässt. Da das Projekt am Anfang nicht ausgeplant wird, ist die Anpassung an veränderte Anforderungen und sich ändernde Rahmenbedingungen auch während der Bearbeitung noch möglich.

Empfehlung für Chefs und Projektleiter

An die Chefs von Planungsteams: Agiles Arbeiten lässt sich nicht verordnen! Agiles Arbeiten klappt, wenn die Unternehmenskultur dazu passt: Unter allen Umständen etwas “fertig zu machen” ist nicht gut. Manche Dinge brauchen einfach mehr Zeit, als du als Verantwortlicher vorher dachtest. Das musst du auch dem Bauherrn erläutern. Zeige ihm regelmäßig den Stand der Dinge. Versuche nicht alles perfekt zu machen. Erkläre stattdessen die Planung auch mal anhand von Skizzen – weißt du noch, wie das geht 😉 ? Erläutere die Zeichnungen und Pläne und achte gut darauf, dass der Bauherr jederzeit folgen kann. Und ganz besonders wichtig: Glaube bitte nicht, dass nur du die richtige Lösung kennst!

Kommuniziere laufend den Stand der Kosten! Schätzte Kosten, auch wenn du noch keine Details kennst und sich noch Vieles ändern wird. Schätze, so gut du kannst. Frag’ Kollegen, wenn du unsicher bist. Gehe davon aus, dass dein Auftraggeber immer die kompletten Projektkosten kennen möchte. Für ihn sind Baukosten sehr wichtig, auch wenn er das nicht sagt! Stelle dir vor, es ginge um dein Geld und nehme die Perspektive des absoluten Baulaien ein. Die Genauigkeit der Kosten solltest du nie von der HOAI-Leistungsphase abhängig machen. Identifiziere stattdessen die Kostentreiber und gehe dort ins Detail. Andere Positionen, die sich leicht abschätzen lassen – z.B. Boden- und Deckenbeläge – können über Kennwerte / Zielwerte angenommen werden.

Agile Planung bringt Baumenschen zusammen

Tausche dich mit Kollegen über deine Arbeit aus. Zeige sie anderen Menschen. Keine Angst, deine Idee wird nicht gestohlen! Schaffe eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens und der Achtung. Rechne mit fehlender Erfahrung jüngerer Kollegen und nutze deren besondere Begabungen. Respektiere unterschiedliche Talente und nochmal: rechne immer damit, dass du dich irrst. Du machst Fehler, genau wie alle anderen (die bekommt nur keiner mit, glaubst du).

Dein Streben nach Perfektion ist bestimmt ein guter Motivator, aber gib deinem Team auch die Zeit, eigene Erfahrungen zu sammeln und aus eigenen Fehlern zu lernen. Erzähle einfach deinem Team öfters mal etwas von deinen dümmsten Fehlern. Zeig ihnen, dass auch du Schwächen hast. Mehr Menschlichkeit führt zu einer besseren Unternehmenskultur.

Bleib’ dran an den Baumenschen deines Teams!