Büro Scrum Agile Planung

Agile Planung – Chance für Architekten

Die IT-Branche macht es vor: Agiles Projektmanagement. Agiles Projektmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene agile Arbeitsmethoden. Diese basieren auf Werten und Prinzipien, die erstmals 2001 im Agilen Manifest niedergeschrieben wurden. Agil steht dabei für beweglich. Es ist an der Zeit, dass sich auch Bauplaner anders bewegen, als früher. Das lange praktizierte starre Abarbeiten von Leistungsphasen aus der HOAI passt weder zu einer hochdynamischen Welt, noch zu den gepriesenen Veränderungen durch die Digitalisierung, insbesondere die Planungsmethode BIM. Schon heute fordern professionelle Bauherren von ihren Architekten und Ingenieuren deutlich mehr Flexibilität im Planungsprozess, was zwangsläufig zu Konflikten führt, weil bestimmte Dinge schon „fertig geplant sind“. Den dynamischen Anforderungen können Planer nur gerecht werden, wenn sie sich mit Veränderungen im Planungsablauf anfreunden können. Die HOAI als Koordinatensystem für Planungsleistungen ist in der aktuellen Form dafür ungeeignet.

Vorbild ist die IT Branche

Das Entwickeln von Apps und Software ist natürlich etwas anderes, als Gebäude zu planen und zu bauen. Allerdings gibt es auch Gemeinsamkeiten! Zunächst möchte ich das Augenmerk auf wichtige Merkmale von dynamischen Prozessen lenken. Was ist bei agilem Projektmanagement anders? Hier sind die wesentlichen Unterschiede:

  • Menschen und Interaktion zählen mehr als Prozesse und Werkzeuge
  • Das Funktionieren ist wichtiger als umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung
  • Reagieren auf Veränderung ist besser als das Befolgen eines Plans

Grafik das agile Planungsbüro

Ist Scrum als Werkzeug sinnvoll?

Ein Werkzeug muss zur Aufgabenstellung passen. Dave Snowden hat das schon 1999 herausgearbeitet. In seinem Rahmenmodell “Cynefin” erläutert er, dass agile Ansätze (SCRUM ist ein agiler Ansatz) zu komplexen und chaotische Aufgabenstellungen passen. Für einfache und komplexe Aufgaben sind die Werkzeuge des klassisches Projektmanagements weiterhin geeignet. Es macht keinen Sinn, einfach nur „agiler zu werden”. Wenn ein Bauherr aber wenig Vorstellung hat und das Planungsziel nur sehr grob umrissen wurde, machen agile Methoden möglierweise Sinn.

Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby und bedeutet “angeordnetes Gedränge”. Bei einem IT-Projejkt arbeitet man sehr diszipliniert in kurzen Zeitphasen (max. 4 Wochen)  an einem funktionierenden Produkt (APP). Die Erkenntnisse aus der einfachen, aber fertigen APP fließen in die weitere Planung ein. Wenn sich die Anforderungen in der kurzen Zeit wieder verändert haben oder die Auftraggeber andere Bedürfnisse haben, werden die Veränderungen aufgenommen und es geht wieder von vorne los. Dies ist das viel besagte iterative und inkrementelle Vorgehen: Man arbeitet im Team in kleinen Schritten, mit voller Transparenz. Dann werden die Ergebnisse überprüft und die Ziele und Anforderungen angepasst.

Neu bei Scrum ist, dass die Zielsetzung durch Team-Commitments ersetzt wird! Scrum Teams bestehen aus drei Komponenten: (1) Das Scrum Team selbst besteht aus 3 bis 9 Personen, die absolut selbstorganisiert arbeiten. Unterstützt werden sie vom sogenannten (2) Product Owner. Er hat den Markt, den Kunden, das Risiko und die Wirtschaftlichkeit des Projekts im Blick. Außerdem gibt es noch den (3) Scrum Master, der als eine Art Moderator dem Team hilft, zielorientiert und diszipliniert zu arbeiten, zu reflektieren, um Produktivität und Spaß zu fördern und bei Bedarf die Meetings moderiert.

So geht Scrum für Bauplanung

Für die Bauplanung gelten andere Gesetze. Der übliche Planungsprozess orientiert sich an den Leistungsphasen der HOAI. Nach meiner Meinung ist das der falsche Ansatz, denn jedes Projekt hat eine individuelle Problemstellung, die sich nicht in einen Regelprozess gießen lässt. Zudem ist die HOAI keine Prozessbeschreibung, sondern lediglich ein Preiskatalog! Das auszuführen würde hier zu weit führen. Welche Ableitungen lassen sich aber nun für die Bauplanung finden?

Ein Scrum-Prozess in der Bauplanung bedeutet die Intensivierung und Verlängerung der Leistungsphasen 1 bis 3! Intensivierung heißt, dass ausgewählte Sachverhalte in einem Sprint sehr detailliert ausgearbeitet werden. Bei großen Gebäuden haben Fassaden einen großen Anteil an den Baukosten. Ein Scrum-Team würde sich daher beim Bau einer Büroimmobilie mit der technischen Ausgestaltung der Fassade auseinandersetzen. Die Beschaffenheit der Fassade bestimmt nämlich maßgeblich die Auslegung der Haustechnik. Die Untersuchung erfolgt schon sehr früh – möglicherweise schon in der Leistungsphase eins! Hier kann der Scrum-Prozess also der Identifikation von Schlüssel-Kosten dienen. Ein Sprint könnte sich dem Thema Fassade widmen, um Varianten und Kosten detailliert zu untersuchen. Das Ergebnis ist eine ideale Absprungbasis für die nächsten Entscheidungen. Die Planungsmethodik BIM unterstützt agile Prozesse / Scrum beim Bauen geradezu ideal.

Agile Planung – Anregung für Bauplaner

Die folgenden „Regeln“ verdeutlichen die Notwendigkeit für methodische Veränderung in der Bauplanung. Aus Leitsätzen der agilen Software-Entwicklung (IT) leiten wir Empfehlungen für die Planer-Branche (BAU) ab. Manchmal passen die Leitsätze zu beiden Branchen. Los gehts…

  • IT: Frühe und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen. Lieferung von funktionierenden Produkten/Modellen (Minimal Viable Product) in regelmäßigen, kurzen Folgen
    Empfehlung für BAU: Transparentes Arbeiten heißt: die Bauherren in allen kleinen Schritten der Planung mitnehmen, z.B. durch tägliche Briefings. Nicht „fertig machen“ und präsentieren, sondern laufend informieren und anpassen
  • IT: Tägliche Zusammenarbeit von Kunden, Experten und Entwicklern
    Empfehlung für BAU: Bei Spezialfragen sofort einen Experten konsultieren und mit dem Bauherrn kommunizieren. Bloß nicht versuchen, selbst schlau zu werden. Mehr dazu…
  • IT: Kommunikation im persönlichen Gespräch, Synchronisierung aller Beteiligten für eine nachhaltige Entwicklung
    Empfehlung für BAU: Für die Kommunikation im Projekt gilt: Telefonieren ist immer besser als Mailen. Entweder persönlich treffen oder per VC – auch in kleinen Gruppen und besonders mit den Bauherren
  • IT und BAU: Technische Exzellenz und gutes Design
  • IT und BAU: Selbstorganisation im Team bei Planung und Umsetzung
  • IT und BAU: Reflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung. Auch bei der Bauplanung ändern sich die Rahmenbedingungen permanent. Jeder wird im Laufe des Planungsprozesses jeden Tag schlauer! Deshalb sind auch im Planungsteam die Methoden fortwährend anzupassen und immer wieder infrage zu stellen. Jeder darf das einfordern!
  • IT und BAU: Optimierung des Umfeldes und Unterstützung der Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Mitglieder im Planungsteam entfalten ihre Potenziale nur, wenn das Umfeld es wirklich zulässt uns das Umfeld lässt sich gestalten. Mehr dazu hier.
  • IT: Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip)
    Empfehlung für BAU: Ein weites und bei Architekten ein besonders  sensibles Feld. Hier trennt sich bei Architekten die Spreu vom Weizen. Auch komplexe Architektur kann einfach konstruiert und handhabbar sein. Es hilft zum Beispiel, schon in der Planung intensiv an die Wartung und Instandhaltung zu denken. Nicht selten kommen die Hinweise erst später. Der Bauherr sollte vom Planungsteam auf die betrieblichen Folgen hingewiesen werden. In der Praxis kommen die Fragen zu den Folgen im Betrieb vom Bauherrn. Das stärkt nicht das Vertrauen zwischen Bauherr und PLaner.

Typisch für agiles Projektmanagement ist iterativesinkrementelles Vorgehen. Das Projekt wird in zeitliche Etappen (Iterationen) unterteilt. Am Ende jeder Etappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt. Anhand des Kundenfeedbacks wird am Produkt weitergearbeitet. Grundlage ist eine zu Beginn entwickelte Vision, die allerdings Abweichungen zulässt. Da das Projekt am Anfang nicht ausgeplant wird, ist die Anpassung an veränderte Anforderungen und sich ändernde Rahmenbedingungen auch während der Bearbeitung noch möglich.

Empfehlung für Chefs und Projektleiter

An die Chefs von Planungsteams: Agiles Arbeiten lässt sich nicht verordnen! Agiles Arbeiten klappt, wenn die Arbeitskultur dazu passt: Unter allen Umständen etwas „fertig zu machen“ ist nicht richtig. Manche Dinge brauchen mehr Zeit, als du vorher dachtest. Dann musst du das dem Bauherrn erläutern. Zeig‘ ihm regelmäßig den Stand der Dinge. Versuche nicht alles perfekt zu machen. Erkläre lieber deine Planung mal anhand von Skizzen – weißt du noch, wie das geht 😉 ? Erläutere deine Planung und prüfe vor, ob der Bauherr dir jederzeit folgen kann. Ganz besonders wichtig:

Glaub‘ nicht, dass nur du die richtige Lösung kennst!

Kommuniziere laufend den Stand der Kosten! Schätzte Kosten, auch wenn du noch keine Details kennst und sich noch viele Dinge ändern werden. Schätze, so gut du kannst. Frag‘ Kollegen, wenn du unsicher bist. Gehe davon aus, dass dein Auftraggeber immer die kompletten Projektkosten wissen möchte. Für ihn sind Baukosten sehr wichtig, auch wenn er das nicht sagt! Stell dir vor, es ginge um dein eigenes Geld. Die Genauigkeit der Kosten solltest du nicht von der HOAI-Leistungsphase abhängig machen. Identifiziere stattdessen große Kostentreiber und gehe dort ins Detail. Andre Positionen, die sich leicht abschätzen lassen – z.B. Boden- und Deckenbeläge – können über Kennwerte / Zielwerte angenommen werden.

Agile Planung bringt Baumenschen zusammen

Tausche dich mit Kollegen über deine Arbeit aus. Zeige sie anderen Menschen. Nein, deine Idee wird nicht gestohlen! Schaffe im Büro eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens und der Achtung. Rechne mit fehlender Erfahrung jüngerer Kollegen. Nutze deren besondere Begabungen. Respektiere unterschiedliche Talente und nochmal: rechne immer damit, dass du dich irrst. Du machst Fehler, genau wie alle anderen. Aber bei dir kommen nur wenige ans Tageslicht.

Ja, wir brauchen die Vision von Perfektion zur Orientierung. Aber gib deinem Team die Zeit, eigene Erfahrungen zu sammeln und aus ihren Fehlern zu lernen. Was hälst du davon, deinem Team von deinen eigenen dümmsten Fehlern zu erzählen. Zeig ihnen, dass du Schwächen hast. Mit mehr Menschlichkeit kannst du eine Unternehmenskultur erschaffen.

Bleib‘ dran an den Baumenschen deines Teams!