Agile Planung – Chance für Architekten

Die IT-Branche macht es vor: agile Planung und Projektmanagement. Agiles Projektmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene agile Arbeitsmethoden. Diese basieren auf Werten und Prinzipien, die erstmals 2001 im Agilen Manifest niedergeschrieben wurden. Agil heisst beweglich und es ist an der Zeit, dass auch Bauplaner agiler werden als bisher. Das ordentliche Abarbeiten der HOAI Leistungsphasen passt weder zu einer dynamischen Welt, noch zur digitalen Bauwirtschaft und erst recht nicht zur Planungsmethode BIM. Professionelle Bauherren erwarten schon heute viel mehr Flexibilität als früher. Bei privaten Bauherren hat sich die Planerbranche in den letzten Jahrzehnten leider von anderen den Schneid abkaufen lassen. Andere Marktteilnehmer haben es besser verstanden, den Bedarf von Bauherren zu verstehen, während Architekten lieber Künstler als Dienstleister sein wollten. Daher wählt die private Baufrau und der private Bauherr heute nur noch selten den Weg zum Architekten.

Vielleicht liegt es daran, dass deutsche Architekten und Bauingenieure – anders als die Berufskollegen in Holland – einen überzogenen Anspruch an Genauigkeit haben. Methoden und Prozesse ändern sie ungern. Sicherheit geht vor! Planer verweigern Bauherren regelmäßig Auskünfte und Empfehlungen, wenn sie nicht dem normalen Ablauf entsprechen. So entstehen Konflikte. Beispielsweise möchten Bauherren die Baukosten sehr früh und möglichst genau kennen. Die Rechtsprechung zur HOAI – an der sich Planer orientieren – duldet jedoch bei Kostenaussagen in frühen Leistungsphasen große Abweichungen. Frühe Kostensicherheit erreicht man nur, wenn man von den üblichen Abläufen abweicht und den Prozess ändert. Dazu sind allerdings nur die wenigsten bereit. In der Regel „verstecken“ sich Bauplaner hinter der HOAI als dem Koordinatensystem für Planungsleistungen. Das ist vollkommen unverständlich, denn selbstverständlich sind Abweichungen möglich, wenn zwischen den Beteiligten u.a. über die Haftungsfragen gesprochen wurde. Kommunikation ist das A und O.

Agiles Projektmanagement – Vorbild ist die IT Branche

Das Entwickeln von Software ist etwas völlig anderes, als ein Gebäude zu planen. Im Unterschied zu Immobilien, kann man Software nicht anfassen und Teile von Software funktionieren schon, bevor die komplette APP fertig programmiert ist. Allerdings gibt es auch Gemeinsamkeiten – dazu später mehr. Zunächst zu den Merkmalen, die agiles Projektmanagement und agile Planung von herkömmlichen Arbeitsmethoden unterscheidet:

  • Mensch und Interaktion zählt mehr als Prozess und Werkzeug
  • Funktionieren ist wichtiger als dokumentieren
  • Gute Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als gute Vertragsverhandlung
  • Reagieren auf Veränderung ist besser als das Befolgen eines Planes

Grafik das agile Planung

Darum kann Scrum als Werkzeug auch in der Bauplanung sinnvoll sein

Dave Snowden hat schon 1999 in seinem Rahmenmodell “Cynefin” herausgearbeitet, dass agile Ansätze gut zu chaotischen und komplexen Aufgaben passen. Für einfache oder komplizierte Aufgaben sind die Werkzeuge des klassisches Projektmanagements weiterhin gut geeignet. Komplex? Chaotisch? Kann es sein, dass diese Attribute uns regelmäßig bei der Projektentwicklung und in der Planung begegenen – zumindest in frühen Phasen? Es macht wenig Sinn, nur „agiler zu werden”, aber wenn Bauherren keine Vorstellungskraft haben und die Planungsziele nur grob beschreiben können, helfen agile Methoden sicher weiter! Scrum ist eine agile Methode.

Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby und bedeutet “angeordnetes Gedränge”. In einem IT-Projekt bedeutet Scrum: Man arbeitet sehr diszipliniert in kurzen Zeitphasen (max. 4 Wochen) an der Fertigung eines funktionierenden Produktes (Software oder APP). Die Erkenntnisse aus dem einfachen Produkt fließen in die weitere Planung ein. Wenn sich die Anforderungen in Phase ändern oder neue Anforderungen gestellt werden, werden diese aufgenommen und es geht wieder von vorne los. Dies ist das viel besagte iterative und inkrementelle Vorgehen: Man arbeitet im Team in kleinen Schritten, mit voller Transparenz. Dann werden die Ergebnisse überprüft und die Arbeit sowie die Ziele neu justiert.

Klingt das vertraut? Es gibt dennoch einen Unterschied, denn die Zielsetzung wird durch Team-Commitments ersetzt! Scrum Teams bestehen aus drei Teilen: (1) Das Scrum Team selbst besteht aus 3 bis 9 Personen, die absolut selbstorganisiert arbeiten. Unterstützt werden sie vom sogenannten (2) Product Owner. Er hat den Markt, den Kunden, das Risiko und die Wirtschaftlichkeit des Projekts im Blick. Außerdem gibt es noch den (3) Scrum Master, der als eine Art Moderator dem Team dabei hilft, zielorientiert und diszipliniert zu arbeiten, zu reflektieren, um die Produktivität und den Spaß zu fördern. Bei Bedarf moderiert er auch die Meetings.

So geht Scrum für Bauplanung

Büro Scrum Agile PlanungFür die Bauplanung gelten andere Gesetze. Der übliche Planungsprozess orientiert sich an den Leistungsphasen der HOAI. Aus Sicht vieler Bauherren ist das nicht bedarfsgerecht, denn jedes Projekt hat eine individuelle Problemstellung, der sich nicht in einem Regelprozess abbilden lässt. Zudem ist die HOAI keine Prozessbeschreibung, sondern „nur“ ein Preiskatalog. Das auszuführen würde hier zu weit führen. Was bedeutet das für die Bauplanung? Ein Scrum-Prozess in der Bauplanung führt zu einer Intensivierung und Verlängerung der Leistungsphasen 1 bis 3! Ausgewählte Sachverhalte werden dabei in einem Sprint sehr detailliert ausgearbeitet. Bei großen Gebäuden haben Fassaden großen Einfluss auf die Baukosten. Ein Scrum-Team würde sich daher beim Bau einer Büroimmobilie mit der technischen Ausgestaltung der Fassade auseinandersetzen. Die Beschaffenheit der Fassade bestimmt nämlich maßgeblich die Auslegung der Haustechnik. Die Untersuchung erfolgt schon sehr früh – möglicherweise schon in der Leistungsphase eins! Hier dient ein Scrum-Prozess der Identifikation von Schlüssel-Kosten. Ein Sprint könnte sich also dem Thema Fassade widmen, um Varianten und Kosten detailliert zu untersuchen. Das Ergebnis ist eine ideale Absprungbasis für die nachfolgenden Entscheidungen. Die Planungsmethodik BIM unterstützt agile Prozesse und ist – gezielt eingesetzt – für die Bauplanung geradezu ideal.

 

Agile Planung – Anregung für Bauplaner

Die folgenden „Regeln“ verdeutlichen die Notwendigkeit für methodische Veränderung in der Bauplanung. Aus Leitsätzen der agilen Software-Entwicklung (IT) leiten wir Empfehlungen für die Planer-Branche (BAU) ab. Manchmal passen die Leitsätze zu beiden Branchen. Los gehts…

  • IT: Frühe und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen. Lieferung von funktionierenden Produkten/Modellen (Minimal Viable Product) in regelmäßigen, kurzen Folgen
    Empfehlung für BAU: Transparentes Arbeiten heißt: die Bauherren in allen kleinen Schritten der Planung mitnehmen, z.B. durch tägliche Briefings. Nicht „fertig machen“ und präsentieren, sondern laufend informieren und anpassen
  • IT: Tägliche Zusammenarbeit von Kunden, Experten und Entwicklern
    Empfehlung für BAU: Bei Spezialfragen sofort einen Experten konsultieren und mit dem Bauherrn kommunizieren. Bloß nicht versuchen, selbst schlau zu werden. Mehr dazu…
  • IT: Kommunikation im persönlichen Gespräch, Synchronisierung aller Beteiligten für eine nachhaltige Entwicklung
    Empfehlung für BAU: Für die Kommunikation im Projekt gilt: Telefonieren ist immer besser als Mailen. Entweder persönlich treffen oder per VC – auch in kleinen Gruppen und besonders mit den Bauherren
  • IT und BAU: Technische Exzellenz und gutes Design
  • IT und BAU: Selbstorganisation im Team bei Planung und Umsetzung
  • IT und BAU: Reflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung. Auch bei der Bauplanung ändern sich die Rahmenbedingungen permanent. Jeder wird im Laufe des Planungsprozesses jeden Tag schlauer! Deshalb sind auch im Planungsteam die Methoden fortwährend anzupassen und immer wieder infrage zu stellen. Jeder darf das einfordern!
  • IT und BAU: Optimierung des Umfeldes und Unterstützung der Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Mitglieder im Planungsteam entfalten ihre Potenziale nur, wenn das Umfeld es wirklich zulässt uns das Umfeld lässt sich gestalten. Mehr dazu hier.
  • IT: Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip)
    Empfehlung für BAU: Ein weites und bei Architekten ein besonders  sensibles Feld. Hier trennt sich bei Architekten die Spreu vom Weizen. Auch komplexe Architektur kann einfach konstruiert und handhabbar sein. Es hilft zum Beispiel, schon in der Planung intensiv an die Wartung und Instandhaltung zu denken. Nicht selten kommen die Hinweise erst später. Der Bauherr sollte vom Planungsteam auf die betrieblichen Folgen hingewiesen werden. In der Praxis kommen die Fragen zu den Folgen im Betrieb vom Bauherrn. Das stärkt nicht das Vertrauen zwischen Bauherr und PLaner.

Typisch für agiles Projektmanagement ist iterativesinkrementelles Vorgehen. Das Projekt wird in zeitliche Etappen (Iterationen) unterteilt. Am Ende jeder Etappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt. Anhand des Kundenfeedbacks wird am Produkt weitergearbeitet. Grundlage ist eine zu Beginn entwickelte Vision, die allerdings Abweichungen zulässt. Da das Projekt am Anfang nicht ausgeplant wird, ist die Anpassung an veränderte Anforderungen und sich ändernde Rahmenbedingungen auch während der Bearbeitung noch möglich.

Empfehlung für Chefs und Projektleiter

An die Chefs von Planungsteams: Agiles Arbeiten lässt sich nicht verordnen! Agiles Arbeiten klappt, wenn die Unternehmenskultur dazu passt: Unter allen Umständen etwas „fertig zu machen“ ist nicht gut. Manche Dinge brauchen einfach mehr Zeit, als du als Verantwortlicher vorher dachtest. Das musst du auch dem Bauherrn erläutern. Zeige ihm regelmäßig den Stand der Dinge. Versuche nicht alles perfekt zu machen. Erkläre stattdessen die Planung auch mal anhand von Skizzen – weißt du noch, wie das geht 😉 ? Erläutere die Zeichnungen und Pläne und achte gut darauf, dass der Bauherr jederzeit folgen kann. Und ganz besonders wichtig: Glaube bitte nicht, dass nur du die richtige Lösung kennst!

Kommuniziere laufend den Stand der Kosten! Schätzte Kosten, auch wenn du noch keine Details kennst und sich noch Vieles ändern wird. Schätze, so gut du kannst. Frag‘ Kollegen, wenn du unsicher bist. Gehe davon aus, dass dein Auftraggeber immer die kompletten Projektkosten kennen möchte. Für ihn sind Baukosten sehr wichtig, auch wenn er das nicht sagt! Stelle dir vor, es ginge um dein Geld und nehme die Perspektive des absoluten Baulaien ein. Die Genauigkeit der Kosten solltest du nie von der HOAI-Leistungsphase abhängig machen. Identifiziere stattdessen die Kostentreiber und gehe dort ins Detail. Andere Positionen, die sich leicht abschätzen lassen – z.B. Boden- und Deckenbeläge – können über Kennwerte / Zielwerte angenommen werden.

Agile Planung bringt Baumenschen zusammen

Tausche dich mit Kollegen über deine Arbeit aus. Zeige sie anderen Menschen. Keine Angst, deine Idee wird nicht gestohlen! Schaffe eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens und der Achtung. Rechne mit fehlender Erfahrung jüngerer Kollegen und nutze deren besondere Begabungen. Respektiere unterschiedliche Talente und nochmal: rechne immer damit, dass du dich irrst. Du machst Fehler, genau wie alle anderen (die bekommt nur keiner mit, glaubst du).

Dein Streben nach Perfektion ist bestimmt ein guter Motivator, aber gib deinem Team auch die Zeit, eigene Erfahrungen zu sammeln und aus eigenen Fehlern zu lernen. Erzähle einfach deinem Team öfters mal etwas von deinen dümmsten Fehlern. Zeig ihnen, dass auch du Schwächen hast. Mehr Menschlichkeit führt zu einer besseren Unternehmenskultur.

Bleib‘ dran an den Baumenschen deines Teams!