Die Arbeitswelt ist aus dem Häuschen. Agiles Arbeiten ist schick und sogar Architekten werben in Hochglanz-Broschüren mit dem kompletten Buzzword-Repertoaire der agilen Welt. Wie sich agiles Arbeiten und Lean Construction Management umsetzen lässt, kannst Du allerdings nicht immer lesen. Dieser Beitrag bringt Licht ins Dunkel und bietet Dir einen leichten Einstieg in beide Themenfelder.
Agiles Arbeiten entspricht dem gesunden Menschenverstand
Es ist weniger spannend, als es den Anschein hat. “Neue” und agile Arbeitsweisen sind eine Rückbesinnung auf ein Handeln mit dem gesundem Menschenverstand. Es ist der Befreiungsschlag von der akademischen Top-Down-Denke aus der Frühzeit der Industrialisierung. Leider treibt die Top-Down-Denke im Bauwesen noch immer ihr Unwesen. Zum Glück setzt sich nun die Erkenntnis durch, dass sich nicht alles planen und in standardisierte Prozesse pressen lässt. Treiber dieses Trends sind die Jobs, mit denen wir heute konfrontiert sind. Durch Digitalisierung werden diese nämlich immer komplexer. Es müssen immer mehr Daten und Informationen berücksichtigt werden. Menschen wie Du und ich können das Ganze weder überblicken, noch bewältigen. Die digitalisierte Welt überfordert uns und wir Menschen kommen einfach nicht mehr mit. Wir können nicht hundert Dinge zugleich machen wie ein Computer. Menschen brauchen Übersicht und dazu gehören auch angemessen dimensionierte Aufgabenpakete.
Agile Arbeitsmethoden helfen dabei, komplexe Aufgaben in kleinere Pakete zu zerlegen. Außerdem stellt Lean Construction Management das Miteinander wieder ins Zentrum zurück. Hierarchien im Team passen nicht gut zu den heutigen Aufgaben. Es scheint so, als verstünde man endlich wieder, dass sich Probleme an besten gemeinsam lösen lassen. Agile Arbeitsmethoden und Lean Construction Management bieten passenden Werkzeuge.
Was verbindet Lean Construction Management und agiles Arbeiten?
Lean Construction Management kommt aus der Automobilindustrie – Agilität aus der Softwareentwicklung. Beides lässt sich auch in anderen Branchen sinnvoll umsetzen. Zunächst zur Definition der Begriffe: Lean fokussiert auf die Reduzierung von Verschwendung. Agilität befähigt ein Team, flexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ zu sein, um Veränderungen zu bewirken. Lean zielt auf Effizienzsteigerung und Agilität auf die Arbeitsweise bei Veränderungsanforderungen ab. Um effektiver und effizienter zu werden, hilft Lean Management. Um flexibler und reaktionsfähiger zu werden, eignet sich Agilität. Findest Du auch, wir brauchen beides?.
Mehr Bilder – weniger Text
Zentrales Instrument für agile Zusammenarbeit ist gute Kommunikation! Eine tolle Hilfe bieten Digitale und analoge Boards. Sie dienen der Visualisierung von Aufgaben und Abläufen – das Sichtbarmachen ist essentiell! Auf solchen Boards werden Projekte gemeinsam analysiert, um Teilaufgaben abzuleiten und optimale Abläufe festzulegen. Menschen sind visuelle Wesen und erinnern Bilder besser als Text. Du möchtest Dir immer “ein eigenes Bild” machen, oder? Die Visuelle Wahrnehmung nimmt 80% dessen ein, was unser Gehirn aufnimmt. Der Mensch hat zwar fünf Sinne, nimmt aber das Allermeiste über die Augen wahr. Wir denken in Bildern und das Bild ist zum wichtigsten Medium geworden, siehe Instagram…
In konventionellen Bauprojektenstehen – im übertragenen Sinn – die Baubeteiligten am Rand des Beckens. Oft sind sie nicht gut abgestimmt und weil sie sich eigentlich “nicht so gerne nass machen möchten und darum nicht ins Becken steigen, fehlt ihnen auch die unverzerrte Sicht auf viele Dinge unter der Wasseroberfläche. Das rechte Bild Lean Way zeigt, was Lean Construction Management bedeutet: Alle Beteiligten schwimmen abgestimmt in eine Richtung. Alle sind im Wasser. Lean Construction Management bietet eine stabile Basis, um die erforderliche Wassermenge im Becken zu reduzieren. Schließlich kann man auch sehr gut in nur zwei Meter tiefem Wasser schwimmen. Klar sollte man sportlich sein und auch mal Wasser schlucken können, aber es lohnt sich und es macht Spaß. Durch gemeinsames Training erreicht man immer bessere Ergebnisse.
Was zeichnet Lean Construction Management aus?
Der Unterschied zwischen konventioneller Projektarbeit und der Lean-Management-Idee ist schnell erklärt. Es geht im Kern darum, unnötigen Aufwand zu vermeiden und keine Zeit zu verschwenden. Natürlich ist Zeitverschwendung auch bei konventioneller Projektarbeit unerwünscht. Man rechnet jedoch immer mit unproduktivem Leerlauf und preist ihn auch ein. Bauprojekte sind also teurer, als sie es sein müssten. Doch wo genau entsteht Verschwendung in Bauprojekten?
Handwerker und Bauunternehmen gehen zu maximal 40 % ihrem eigentlichen Handwerk nach. Die restliche Zeit verbringen sie mit Anfahrt, Organisation, Materialbeschaffung und mit Suchen und Laufwegen. Unordnung, fehlende Struktur und eine mäßige Baustellenorganisation behindert den reibungslosen Bauablauf und verteuert Bauleistungen. Durch Baumängel entsteht teurer Verzug. Die Mängelbeseitigung ist teuer und kostet Zeit.
Doch nicht nur auf Baustellen entsteht unnötiger Leerlauf, denn schon in der Planung passiert es: Bevor die Planung losgeht, müssen Daten recherchiert werden, die Bauherren eigentlich greifbar haben müssten. Planungskonzepte entsprechen nicht den Anforderungen und Wünschen der Bauherrschaft und müssen wieder und wieder überarbeitet werden. Erst, wenn der Entwurf fertig ist, werden die Baukosten ermittelt. Häufig stellt man dann erst fest, dass die Baukosten nicht ins Budget passen. Die Folge: Es muss neu geplant werden…
Verantwortlich für die Situation ist die bei uns übliche Struktur mit Bauunternehmen und Handwerkern auf der einen Seite und Fachplanern, Ingenieuren und Architekten auf der anderen Seite. Planer und Handwerker sind Dienstleister am Projekt, aber nicht im Projekt. Sie verantworten ihre Teilleistung, der Erfolg des Gesamtprojekts interessiert sie wenig. Ist ein Auftrag abgeschlossen, geht es zum nächsten Projekt. Bauherren beauftragten Firmen mit zahlreichen Aufträgen. Jeder einzelne Auftrag muss verhandelt und geschrieben werden. Die Firmen müssen individuell geführt und gesteuert werden – das wird jedenfalls allgemein vorausgesetzt. Normalerweise macht das eine Projektsteuerung, die für ihr Tun, dank der AHO, keine wirkliche Verantwortung trägt.
Wie implementiert man agiles Arbeiten im Planungsbüro und was zeichnet agile Teams aus?
- Organisation mit flachen Hierarchien und klaren Kompetenzen wie: Geschäftsführung, Teams, Büromanagement
- Gruppierung in starke und handlungsfähige Einheiten
- Schaffen eines internen Netzwerks von ,Experten” – unabhängig vom zugehörigen Team
- Festlegen der Projektorganisation zusammen im Team
- Fortbildung fördern! Maximale Qualifizierung aller Mitarbeiter anstreben
Mehr sprechen – weniger schreiben!
Nicht alle Information, die wir beim Sprechen tauschen, lassen sich in Texte gießen. Es gibt Zwischentöne, auch fachlicher Art, die sich nur schwer schreiben lassen. Hinzu kommt eine menschliche Eigenschaft: die Faulheit. Zu lange Texte mit zu viel Information werden nicht richtig gelesen. Im Projektgeschäft ist Wenn man etwas schreiben muss, sollte man einige Regeln beachten.
- Mails müssen gut verfasst und leicht verständlich sein, sonst nerven sie den Empfänger und werden faktisch nicht gelesen
- Die Betreffzeile muss so kurz und aussagekräftig wie möglich sein
- Nie mehrere Personen anschreiben! Eine Nachricht meint immer einen Menschen persönlich. Zur Kenntnis können anderen in CC gesetzt werden.
- Alte Nachrichten in der Mail lassen, damit der Empfänger nochmal nachlesen kann. Ich lösche zum Beispiel Signaturen und inhaltlich irrelevante Zeilen heraus. Dieser “Service” macht es dem Empfänger leichter – er wird es Dir danken.
- Keine Fremdwörter nutzen, stattdessen eine klare Sprache und kurze Sätze verwenden. Die Nachricht muss schnell durch verständliche Worte auf den Punkt kommen.
- Nachrichten sollen nur die notwendige Hintergrundinformationen enthalten, um sie in einen Kontext zu packen.
- Nie mehr als ein Thema pro E-Mail! Bei unterschiedlichen Themen lieber zwei Mails schreiben.
- Textabsätze erhöhen die Lesefreundlichkeit, Stichpunkte verleihen Struktur. Der Leser will auf einen Blick sehen, was wichtig ist.
- Nachrichten im Projekt enthalten i.d.R eine Handlungsaufforderung an den Empfänger, eine sogenannte Call-to-Action. Es muss klar werden, welchen Anlass die Mail hat und welche Schritte sind als nächstes folgen. Die Angabe einer Frist ist meistens sinnvoll.
Lieber Leser, dieser Artikel ist im Aufbau – ab hier finden sich teilweise noch Textfragmente.
Besonders im internationalen Teams fällt auf, wie wichtig die perfekte Beherrschung der gewählten Sprache im Projekt ist.
Aufgaben werden grundsätzlich in überschaubare Leistungseinheiten zerlegt.
Digital Tools eignen sich für die ortsunabhängige Kommunikation und Koordination untereinander.
Agil, lean or classic? Choose the best of!
Wir empfehlen für Bauprojekte eine kombinierte Anwendung passender Werkzeuge. Dabei können Elemente aus dem klassischen
Projekmanagement mit Dynamischen, sprich lean oder agil, kombiniert werden: Lean Construction Management, Scrum oder Kanban.
Hier kommt unsere Best Of Liste:
- Anwendung von Software und Instrumenten zur Selbstführung von Teams
- Prozesse schlank machen und von Verschwendung befreien.
- Den Kunden identifizieren und in den Mittelpunkt stellen (Lean)
- Die Projektstrategie mit klassischen Werkzeugen erstellen und verfolgen, z.B.: Dynamische Aufgaben- und Pflichtenhefte, Checklisten, Kapazitäten, Fortlaufprotokolle, Ausschreibungspläne, Terminpläne…
- Gesamtprozess-Analyse: Visualisierung der Meilensteine, Abläufe und Abhängigkeiten (Pull Prinzip)
- Hemmnisse früh und fortlaufend erkennen und koordinieren (Lean)
- Meilensteinplanung mit realistischen Abläufen (Lean) visualisieren (Prozessplan oder Gantt)
- Prozessplanung: Visualisierung der projektbezogenen Abläufe, Dauer,
Vorbedingungen. Ergebnisse und Qualitäten bestimmen (Lean) - Von hinten nach vorne denken: Sprints (Leistungseinheiten) mit Qualitätstüren. Teil- und Zwischenergebnisse festlegen (agil)
- Organisation der Aufgaben eines jeden Sprints mit dem Team am Team-Board bzw. am Kanban-Board besprechen (agil/lean).
- Arbeitsanweisungen für die Aufgaben aus Checklisten (classic) oder Wiki (agil)
- Daily Scrum mit Projektteam – zeitnahe organisatorische Steuerung der Aufgaben (agil)
- Selbstorganisation jedes Mitarbeiters mit Board, ToDo-Liste, Mindmap (classic, agil)
- Definition of Done in jedem Sprint – was muss wie und wann gemacht werden / nur das organisieren (agil)
- Arbeitsmenge (Work in Progress) eines jeden Sprints formulieren und limitieren (agil)
- Ergebnisse von Teilleistungen frühzeitig und sukzessive mit Fachplanern
und Bauherren rückkoppeln (classic, agil) - Regelmäßige Überprüfung (Retrospektive) von Sprintplanung,
Ergebniserreichung, Leistungsfähigkeit und Arbeitsweise (classic, agil) - Bauleitung mit Kanban Boards (Steckkarten) mit tagesgenauen Zeitplänen für Bauabschnitte und Gewerke im Bau Team (lean)
Hier ist Raum für Dein Feedback
Regelmäßig beantworten wir Fragen unserer Leser und Kunden.
Vielleicht findest Du hier schon Antworten oder frische Infos.
