Durch agile Methoden entsteht im Projekt immer wieder Mehrwert, weil Veränderungen im Projekt fast immer Verbesserungen sind. Das Management Team muss darauf vorbereitet sein, auf Veränderungen schnell und richtig zu reagieren. Im Bauwesen müssen sich agile Projektmanagement Methoden noch durchsetzen. Agile Planung und agiles Projektmanagement sind in der IT-Branche längst etabliert. Agiles Projektmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene agile Arbeitsmethoden. Diese basieren auf Werten und Prinzipien, die erstmals 2001 im Agilen Manifest niedergeschrieben wurden. Agil heißt beweglich und es wird Zeit, dass auch Architekten beweglicher werden und agiles Design Management praktizieren. Das lineare Abarbeiten der HOAI Leistungsphasen passt weder zu einer dynamischen Welt, noch zur Digitalisierung der Bauwirtschaft und erst recht nicht zur digitalen Planungsmethode BIM. Der professionelle Bauherr erwartet von seinem Bauteam mehr Flexibilität als früher. Flexibilität lässt sich am besten durch agilea Management umsetzen. Das Ziel agiler Methoden ist die Steigerung der Effektivität und der damit verbundenen Effizienz durch deutlich bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten. Zur Einführung von agilem Design Management sollte man sich auch die Planung konzentrieren. In der Vergangenheit war man eher auf technische Verbesserungen fokussiert. Neue Tools hat man aus Baustellenerfahrung abgeleitet. So wurde zwar das technische Management System optimiert – das optimieren des sozialen Management Systems wurde aber vergessen! Zum sozialen Management gehört unter anderem die Kommunikation und die Interaktion zwischen den Beteiligten. Besonders in der Planungsphase. Künstliche Intelligenz und komplex verknüpfte Aktivitäten bringen nämlich nichts, wenn die eingepflegten Grundlagen falsch sind.
Im privaten Bausektor haben sich Architekten in der Vergangenheit von anderen den Schneid abkaufen lassen. Projektentwickler verstehen es offenbar besser, die Bauherrenwünsche zu befriedigen. Ursache dafür ist die Tatsache, dass sich Architekten häufig nicht als Dienstleister, sondern lieber als Künstler sehen. Leider finden private Bauherren daher nur noch selten den Weg zu Architekten.
Vielleicht liegt es daran, dass deutsche Architekten und Bauingenieure – anders als die Berufskollegen in Holland – einen überzogenen Anspruch an Genauigkeit haben. Funktionierende Prozesse werden nicht geändert – Sicherheit geht vor. So verweigern Planer ihren Bauherren regelmäßig Auskünfte und Empfehlungen, wenn sie nicht zum normalen Ablauf passen. Bauherren möchten z.B. die Baukosten sehr früh und möglichst genau kennen. Die Rechtsprechung zur HOAI – an der sich Planer gern orientieren – duldet bei Kostenangaben in frühen Leistungsphasen erhebliche Abweichungen, die weit von den Genauigkeitsanforderungen der Bauherren entfernt sind.
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Frühe Kostensicherheit erreicht man nur, wenn man von üblichen Abläufen abweicht und Arbeitsprozesse ändert. Doch dazu sind nur die wenigsten bereit, weil sie damit den sicheren Boden der Rechtsprechung verlassen. So verstecken sich Architekten hinter der HOAI als dem Koordinatensystem für Planungsleistungen. Das ist teilweise unbegründet, denn selbstverständlich sind Abweichungen möglich, wenn die Beteiligten z.B. die Haftungsfragen besprochen und geklärt haben – Kommunikation ist das A und O.
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Agiles Projektmanagement Bauwesen
Softwareentwicklung ist etwas anderes als Gebäudeplanung! Im Unterschied zu Immobilien, kann man Software nämlich nicht anfassen. Außerdem liefern Einzelbauteile einer Software schon brauchbare Ergebnisse, bevor das gesamte Programm fertig ist. Der entscheidende Unterschied aber ist, dass man in einer Software sehr leicht defekten Code korrigieren kann, falls der Code fehlerhaft ist. Das geht bei einem Gebäude nicht, denn wenn Beton fließt, werden Fakten geschaffen. Es gibt auch Gemeinsamkeiten – dazu später mehr. Agiles Projektmanagement Bauwesen – die vier wichtigen Merkmalen im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsmethoden:
- Mensch und Interaktion zählen mehr als Prozess und Werkzeug
- Funktionieren ist wichtiger als dokumentieren
- Gute Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als gute Vertragsverhandlung
- Reagieren auf Veränderung ist besser als das Befolgen eines Planes
Das konsequente Verfolgen dieser vier Leitsätze hat gravierende Auswirkungen auf die Projektarbeit! Praktisch kann das nämlich bedeuten, ein Projekt mitten in der Werkplanung “auf links” zu drehen, wenn ein Planungsfehler aus der LP2 erst dann erkannt wird. Wegducken oder Augen zu und durch gilt nicht mehr (Reagieren auf Veränderung). Planer und Bauherr werden durch agile Planung bei der Entscheidungsfindung unterstützt – dazu gehört auch unbequemes Nachfragen. Dieses Tool unterstützt dich bei der Entscheidungsfindung und der Download ist für dich gratis.
Scrum ist ein gutes Werkzeug in der Bauplanung
Dave Snowden hat schon 1999 in seinem Rahmenmodell Cynefin herausgearbeitet, dass agile Methoden gut zu chaotischen und komplexen Aufgaben passen. Für einfache oder komplizierte Aufgaben sind Werkzeuge des klassischen Projektmanagements weiterhin gut geeignet. Aber was ist komplex und was ist chaotisch? Beide Bezeichnungen passen zu den meisten Projektentwicklungen und oft läuft Bauplanung in frühen Phasen auch eher chaotisch. Stimmts? Wenn Bauherren keine Vorstellungskraft haben und ihre Planungsziele nur grob beschreiben können, ist die agile Planungsmethode ideal. Scrum ist eine agile Methode.
Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby und bedeutet “angeordnetes Gedränge”. In der Softwareentwicklung bedeutet Scrum: Das Team arbeitet sehr diszipliniert in kurzen Zeitphasen (max. 4 Wochen) an der Fertigung eines funktionierenden Produktes (z.B. Software oder APP). Die Erkenntnisse aus diesem einfachen Produkt fließen in die weitere Planung ein. Wenn sich die Anforderungen in der Phase ändern oder neue Anforderungen gestellt werden, nimmt man sie auf und es geht wieder von vorne los. Dieses Vorgehen nennt man iterativ und inkrementell. Man arbeitet in kleinen Schritten und mit voller Transparenz. Dann werden Ergebnisse und Arbeit überprüft und die Ziele neu justiert. Für Bauplaner klingt das vertraut. Aber anders als im Architekturbüro, wird die Zielsetzung nicht mehr vom Chef vorgegeben. Stattdessen gibt es ein Team-Commitment. Das ganze Team verpflichtet sich auf ein selbst gesetztes Ziel. Es verspricht, dieses Ziel pünktlich und voll-umfänglich zu erreichen.
ScrumTeams bestehen aus drei Teilen: (1) Das Scrum Team: es besteht aus 3 bis 9 Personen, die absolut selbstorganisiert arbeiten. Unterstützt werden sie vom sogenannten (2) Product Owner. Er hat den Markt, den Kunden, das Risiko und die Wirtschaftlichkeit des Projekts im Blick. Außerdem gibt es noch den (3) Scrum Master, der als eine Art Moderator dem Team dabei hilft, zielorientiert und diszipliniert zu arbeiten, zu reflektieren, um die Produktivität und den Spaß zu fördern. Bei Bedarf moderiert er auch die Meetings.
Remote Work und das Büro der Zukunft (Teil 1). Ein Artikel nicht nur für Architekten und Bauplaner.
So geht Scrum für Bauplanung
Für agile Bauplanung gelten mit Scrum andere Gesetze. Der übliche Planungsprozess orientiert sich an den Leistungsphasen der HOAI. Aus Sicht vieler Bauherren ist das nicht bedarfsgerecht, denn jedes Projekt hat individuelle Anforderungen, die sich nicht in einem Regelprozess abbilden lassen. Zudem ist die HOAI keine Prozessbeschreibung, sondern ein Preiskatalog. In diesem Artikel wird das Thema HOAI ausführlicher behandelt. Was bedeutet Scrum nun für die agile Planung? Ein Scrum-Prozess in der Bauplanung führt zu einer Intensivierung und Verlängerung der Leistungsphasen 1 bis 3! Spezielle Sachverhalte werden dabei in Sprints sehr detailliert ausgearbeitet. Bei großen Gebäuden haben zum Beispiel Fassaden großen Einfluss auf die Baukosten. Ein Scrum-Team würde sich bei der Bauplanung einer Büroimmobilie mit der technischen Planung der Fassade auseinandersetzen. Die Beschaffenheit der Fassade bestimmt nämlich maßgeblich die Auslegung der Haustechnik. Die Untersuchung erfolgt schon sehr früh – möglicherweise schon in der Leistungsphase 1. Hier dient ein Scrum-Prozess der Identifikation von Schlüssel-Kosten. Ein Sprint könnte sich also dem Thema Fassade widmen, um Varianten und Kosten detailliert zu untersuchen. Das Ergebnis ist eine ideale Absprungbasis für die nachfolgenden Entscheidungen. Die Planungsmethodik BIM unterstützt agile Prozesse und ist – gezielt eingesetzt – für die Bauplanung geradezu ideal.
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Agile Planung – Anregung für Bauplaner
Die folgenden “Regeln” verdeutlichen die Notwendigkeit für methodische Veränderung in der Bauplanung. Aus Leitsätzen der agilen Software-Entwicklung (IT) leiten wir Empfehlungen für die Planer-Branche (BAU) ab. Manchmal passen die Leitsätze zu beiden Branchen. Los gehts…
- IT: Frühe und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen. Lieferung von funktionierenden Produkten/Modellen (Minimal Viable Product) in regelmäßigen, kurzen Folgen
Empfehlung für BAU: Transparentes Arbeiten heißt: die Bauherren in allen kleinen Schritten der Planung mitnehmen, z.B. durch tägliche Briefings. Nicht “fertig machen” und präsentieren, sondern laufend informieren und anpassen - IT: Tägliche Zusammenarbeit von Kunden, Experten und Entwicklern
Empfehlung für BAU: Bei Spezialfragen sofort einen Experten konsultieren und mit dem Bauherrn kommunizieren. Bloß nicht versuchen, selbst schlau zu werden. Mehr dazu… - IT: Kommunikation im persönlichen Gespräch, Synchronisierung aller Beteiligten für eine nachhaltige Entwicklung
Empfehlung für BAU: Für die Kommunikation im Projekt gilt: Telefonieren ist immer besser als Mailen. Entweder persönlich treffen oder per VC – auch in kleinen Gruppen und besonders mit den Bauherren - IT und BAU: Technische Exzellenz und gutes Design
- IT und BAU: Selbstorganisation im Team bei Planung und Umsetzung
- IT und BAU: Reflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung. Auch bei der Bauplanung ändern sich die Rahmenbedingungen permanent. Jeder wird im Laufe des Planungsprozesses jeden Tag schlauer! Deshalb sind auch im Planungsteam die Methoden fortwährend anzupassen und immer wieder infrage zu stellen. Jeder darf das einfordern!
- IT und BAU: Optimierung des Umfeldes und Unterstützung der Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Mitglieder im Planungsteam entfalten ihre Potenziale nur, wenn das Umfeld es wirklich zulässt uns das Umfeld lässt sich gestalten. Mehr dazu hier.
- IT: Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip)
Empfehlung für BAU: Ein weites und bei Architekten ein besonders sensibles Feld. Hier trennt sich bei Architekten die Spreu vom Weizen. Auch komplexe Architektur kann einfach konstruiert und handhabbar sein. Es hilft zum Beispiel, schon in der Planung intensiv an die Wartung und Instandhaltung zu denken. Nicht selten kommen die Hinweise erst später. Der Bauherr sollte vom Planungsteam auf die betrieblichen Folgen hingewiesen werden. In der Praxis kommen die Fragen zu den Folgen im Betrieb vom Bauherrn. Das stärkt nicht das Vertrauen zwischen Bauherr und Planer.
Typisch für agiles Projektmanagement ist iteratives, inkrementelles Vorgehen. Das Projekt wird in zeitliche Etappen (Iterationen) unterteilt. Am Ende jeder Etappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt. Anhand des Kundenfeedbacks wird am Produkt weitergearbeitet. Grundlage ist eine zu Beginn entwickelte Vision, die allerdings Abweichungen zulässt. Da das Projekt am Anfang nicht ausgeplant wird, ist die Anpassung an veränderte Anforderungen und sich ändernde Rahmenbedingungen auch während der Bearbeitung noch möglich.
Empfehlung für Chefs und Projektleiter
An die Chefs von Planungsteams: Agiles Arbeiten lässt sich nicht verordnen! Agiles Arbeiten klappt, wenn die Unternehmenskultur dazu passt: Unter allen Umständen etwas “fertig zu machen” ist nicht gut. Manche Dinge brauchen einfach mehr Zeit, als du als Verantwortlicher vorher dachtest. Das musst du auch dem Bauherrn erläutern. Zeige ihm regelmäßig den Stand der Dinge. Versuche nicht alles perfekt zu machen. Erkläre stattdessen die Planung auch mal anhand von Skizzen – weißt du noch, wie das geht 😉 ? Erläutere die Zeichnungen und Pläne und achte gut darauf, dass der Bauherr jederzeit folgen kann. Und ganz besonders wichtig: Glaube bitte nicht, dass nur du die richtige Lösung kennst!
Kommuniziere laufend den Stand der Kosten! Schätzte Kosten, auch wenn du noch keine Details kennst und sich noch Vieles ändern wird. Schätze, so gut du kannst. Frag’ Kollegen, wenn du unsicher bist. Gehe davon aus, dass dein Auftraggeber immer die kompletten Projektkosten kennen möchte. Für ihn sind Baukosten sehr wichtig, auch wenn er das nicht sagt! Stelle dir vor, es ginge um dein Geld und nehme die Perspektive des absoluten Baulaien ein. Die Genauigkeit der Kosten solltest du nie von der HOAI-Leistungsphase abhängig machen. Identifiziere stattdessen die Kostentreiber und gehe dort ins Detail. Andere Positionen, die sich leicht abschätzen lassen – z.B. Boden- und Deckenbeläge – können über Kennwerte / Zielwerte angenommen werden.
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Agile Planung bringt Baumenschen zusammen
Tausche dich mit Kollegen über deine Arbeit aus. Zeige sie anderen Menschen. Keine Angst, Deine Idee wird nicht gestohlen! Schaffe eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens und der Achtung. Rechne mit fehlender Erfahrung jüngerer Kollegen und nutze deren besondere Begabungen. Respektiere unterschiedliche Talente und nochmal: rechne immer damit, dass du dich irrst. Du machst Fehler, genau wie alle anderen (die bekommt nur keiner mit, glaubst du).
Dein Streben nach Perfektion ist bestimmt ein guter Motivator, aber gib deinem Team auch die Zeit, eigene Erfahrungen zu sammeln und aus eigenen Fehlern zu lernen. Erzähle einfach deinem Team öfters mal etwas von deinen dümmsten Fehlern. Zeig ihnen, dass auch du Schwächen hast. Mehr Menschlichkeit führt zu einer besseren Unternehmenskultur.
Bleib’ dran an den Baumenschen deines Teams!
Das Wiki für scrum und agil
Was bedeutet kompliziert?
Eine mechanische Uhr ist kompliziert. Sie besteht aus hunderten Einzelteilen. Alle Einzelteile sind darin miteinander verbunden und haben eine Funktion. Ein Laie kann eine mechanische Uhr nicht erklären oder reparieren. Ein Uhrmacher hat das nötige Wissen. Daher kann man sagen, Kompliziertes ist mit entsprechendem Wissen beherrschbar. Mit dem richtigen Know-how ist das Verhalten vorhersehbar. Eine intakte Uhr wird immer durch Betätigung eines Knopfes das gleiche tun, z.B. die Stopuhr starten. Es gibt es keine Überraschungen. Für einen Laien ist eine Uhr kompliziert, für den Uhrmacher ist sie einfach oder anders gesagt: Kompliziertheit lässt sich durch Lernen beseitigen.
Was bedeutet komplex?
Komplexität ist das Maß an Überraschungen, mit denen man rechnen muss. Der Flügelschlag eines Schmetterlings im München beeinflusst durch die entstehende Luftbewegung das Wetter in der Pfalz. Da sich die unzähligen Variablen, die das Wetter bestimmen, nicht nur schwer erfassen, sondern auch nicht vorhersagen lassen, ist das Wetter komplex. Unternehmen bestehen aus Menschen und sind daher komplex. Menschen sind nicht berechenbar - sie entscheiden immer wieder selbst, was sie tun und wann sie es tun. Das gilt zum Beispiel für Ankündigungen, die dann oft doch nicht genauso durchgeführt wurden. Die Entscheidungen über die Folgeoperationen sind unvorhersehbar - es kommt immer anders, als man denkt. Komplexe Systeme sind eine Kette von Überraschungen. Je größer die Auswahl der Möglichkeiten, desto größer ist die Komplexität eines Systems. Weitere Beispiele für komplexe Systeme sind Spiele, Abteilungen, Gruppen oder Teams. Selbst die kleinste Gruppe aus zwei Personen ist voller Überraschungen, also komplex. Für Unternehmen und Teams ergeben sich daraus bedeutsame Erkenntnisse: Komplexe Systeme lassen sich zwar beobachten, aber nicht zielgerichtet steuern und auch nicht kontrollieren. Jede Handlung, jeder Satz, jede Geste kann und wird ein komplexes System beeinflussen, aber die Reaktion ist nicht vorhersehbar. Auch passiv sein kann Einfluss auf ein System haben. Komplexe Systeme sind lebendig, sie agieren für sich. Handlungen eines komplexen Systems sind nicht aus den Impulsen von außen zu erklären oder zu steuern.
Was ist ein Wasserfallmodell im Projektmanagement?
Agile Arbeitsweisen lösen sich von klassischen Wasserfall-Modellen. Statt einer festen Reihenfolge z.B. gemäß HOAI, wird bei agilen Methoden die Planung für eine Immobilie in enger und direkter Zusammenarbeit mit den Bauherren und allen Beteiligten durchgeführt. Die Findung des Bausolls erfolgt sukzessive in der Zusammenarbeit. Die Kollaboration ist ein wesentlicher Vorteil des agilen Vorgehens. Der Bauherr bekommt was er braucht, nicht das, was er mal festgelegt hat. Das gilt besonders für Projekte, bei denen die Anforderungen zu Beginn unklar sind oder die durch äußere Einflüsse stark beeinflusst werden. Ein positiver Nebeneffekt ist die Reduzierung von Bürokratie. Es wird weniger dokumentiert und die "Distanz" zum Auftraggeber schwindet.
Wie baue ich ein Architekturbüro auf?
Wer selbstbestimmtes Arbeiten einfordert und fördert, wird unternehmerisch handelnde Menschen anziehen und binden. Daher solltest du damit beginnen, deine Zielgruppe für neue Mitarbeiter im Architekturbüro kennenzulernen. Für viele talentierte Menschen ist selbstbestimmtes Arbeiten das zentrale Thema. Als Chef sollst du dich an die eigenen Motive für deine Selbstständigkeit erinnern. Wie dein Büro strukturiert sein sollte, hängt von deinen Aufträgen ab. Mehr Infos auf Baumensch.
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